Orden De Compra Y Requisicion De Compra 4s6f6t

ORDEN DE COMPRA Y REQUISICION DE COMPRA Orden de compra Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso .Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: - Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido - Número de orden de compra - Nombre y dirección del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Términos de entrega y de pago - Cantidad de artículos solicitados - Número de catálogo - Descripción - Precio unitario y total - Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden - Firma autorizada El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. Requisición de compra Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye: - Numero de requisición - Nombre del departamento o persona que solicita - Cantidad de artículos solicitados - Identificación del número de catálogo - Descripción del artículo - Precio unitario - Precio total - Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados - Costo total de requisición - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida FORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA

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FORMATO DE LA ORDEN DE COMPRA

CAPUFE 5 FM - 01 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COSTOS DEL CONEXO INDUSTRIAL POLÍTICAS 1. El área de costos registrará como costo en la cuenta “4201 Costo de Producción” las 2

erogaciones que se identifiquen plenamente directa e indirectamente en la elaboración del producto, considerando también los costos secundarios (vigilancia, limpieza, estudios e investigaciones, mantenimiento de planta), así como el consumo de combustibles por distribución, el mantenimiento de las unidades, las refacciones y el mantenimiento de la planta 2. El área de costos del conexo industrial será responsable de asegurar la integridad, confiabilidad y oportunidad de los registros, aplicando la normatividad general en materia de contabilización de costos, proporcionando reportes e informes que apoyen la función directiva de la toma de decisiones. 3. En caso de que existan erogaciones relacionadas con la producción, pero no identificadas al producto deberán de considerarse como gastos de operación en la cuenta 4207. 4. El prorrateo y factor de asignación de los gastos por proyecto se efectuará de acuerdo a las cédulas para determinar factores de asignación considerando los siguientes puntos: i. Vigilancia por número de empleados por área ii. Limpieza y jardinería por metros cuadrados que ocupan las plantas iii. Predial por número de metros cuadrados iv. Energía eléctrica considerando el número de lámparas por área 5. Será responsabilidad del área de costos planear el registro y control de los gastos imputados al costos de producción y distribución para la determinación de los costos unitarios 6. El área de costos determinará los precios por producto (pintura, emulsión, flete) con base a la metodología proporcionada por la Dirección de planeación. 7. La actualización de los precios por producto la realizará el área de costos cada cierre de ejercicio o cada que incremente el precio de cualquier elemento del costo. 8. El área de costos realizará el análisis, proyección y cálculo de las tarifas Zmano y Zmaquina 9. Realizará informe mensual del análisis de los efectos de las variaciones en el costo

CONTABILIDAD DE COSTOS PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS--PYMES Y EL RETO ANTE LA GLOBALIZACIÓN RAÚL ANDRÉS CÁRDENAS Y NÁPOLES Calle Luna 6 Casa 3. Col. Jardines de Cuernavaca Cuernavaca,Mor. Tel. 0177 73168410 CLAVE ESCORP TEMA--COSTOS ANTE LA GLOBALIZACIÓN MEDIOS REQUERIDOS--Acetatos CONTABILIDAD DE COSTOS PARA EMPRESAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS.- PYMES. Y EL RETO ANTE LA GLOBALIZACIÓN Resumen La globalización como proceso en que se encuentran países que como México, tratan de lograr una mayor penetración de sus productos a nivel mundial, se encuentran ante el dilema de poder ser competitivos en cuanto a mayor producción, para obtener costos más bajos y una mejor calidad con un menor precio ¿Cómo lograrlo? Por un lado, encontrando la forma más adecuada para producir con eficiencia, utilizando al máximo la capacidad de fabricación y por otro adecuando un método de costos cuya simplicidad permita ofrecer a tiempo información para una buena toma de decisiones gerencial.

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En cuanto a métodos de fabricación, la sugerencia es tener o contar con un asesoramiento de ingeniería que les permita aprovechar la maquinaria y el equipo que se cuenta, adecuándolo al logro de una mayor producción sin desperdicios innecesarios que solamente hacen que la empresa obtenga mayores costos que no agregan valor al producto. Sistemas de manufactura los hay, muy eficientes que permiten aprovechar la maquinaria y equipo existente sin tener que efectuar mayores inversiones que puedan llevar en la mayor parte de los casos a un creciente costo financiero, que ocasionen a la empresa una situación desfavorable en cuanto a la competitividad. Por lo que hay que trabajar en el otro extremo los costos. En el área de costos, se encuentra un método que si se analiza resulta de fácil implantación con resultados sorprendentes en relación con los costos conocidos como tradicionales, mejorando incluso las cifras obtenidas en cuanto a costos totales para obtener un posible precio de venta para compararlo con el que exista en el mercado y que logre ser competitivo. Esto se logra con el nuevo método SMP.; en el cual solo la materia prima forma parte del costo de producción. Para lograr lo anterior, solo se necesita una buena dosis de sentido común y una computadora con su respectivo programa que elabore hojas electrónicas con datos que únicamente puedan ser cambiados mes con mes y mediante lo cual se produzca información para estar en condiciones de comparar lo acontecido contra la toma de decisiones que sirvió de base para el logro de objetivos que se fijó la empresa. En cuanto a la exportación, los verdaderos líderes empresariales deberán estar atentos a: Ganar la confianza de su mercado Estar comprometidos con sus clientes Respetar a lo interior y exterior de sus organizaciones Trabajar con estusiasmo, ser positivos y siempre futuristas. Pensar que sólo se puede exportar conquistando al mercado internacional con competitividad. Actualmente se destina el 20% de las manufacturas a la exportación, en 1950 sólo se destinaba el 7%, se estima que en el año 2025 el 45% SE DESTINARÁ A LA EXPORTACIÓN. La contabilidad de costos en general no ha evolucionado lo suficiente como para ofrecer un método que proporcione bases suficiente para una efectiva toma de decisiones en cuanto a la posibilidad de calcular posibles precios de venta o compararlos con los que se tienen establecidos o bien adecuarlos a los existentes en el mercado del sector correspondiente La mayor parte de los métodos de costos dan una gran importancia al costo de producción total y unitario, el cual solamente sirve para valuar los artículos terminados y los que se encuentran en proceso, lo cual resulta inapropiado y hasta cierto punto obsoleto. Lo verdaderamente interesante para una empresa es que la contabilidad de costos le proporcione los costos unitarios totales que incluyan todos aquellos gastos derivados de la operación normal de la misma, es decir que incluyan los costos istrativos y de distribución o venta para que al aumentarles un porcentaje deseable de utilidad (que se puede medir) puedan establecer un posible precio de venta que pueda compararse con el mercado de sus productos o bien fijarlos ( cuando son nuevos productos) y poder ajustarlos a la demanda de los mismos. Así mismo, poder en un momento determinado enfrentarse a la reacción del mercado(positiva o negativa) investigando las posibles fallas internas que hayan dado motivo al establecimiento de un precio fuera de competencia, ajustando los precios bien sea por demasiado margen de utilidad calculado sobre el costo total, falta de producción que motive una reducción de costos o bien, exceso de gastos en alguno de los elementos del costo, la materia prima, los sueldos y salarios directos o algunos de los conceptos de costos indirectos de producción, de istración o distribución.

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Lo anterior debe lograrse con una adecuada contabilidad de costos, entendiéndola no solamente con la registrada en libros-contabilidad de costos financiera, sino la operada fuera de libros-contabilidad de costos istrativa, recordando que “la contabilidad de costos es un enlace entre las dos contabilidades, financiera y istrativa”. La contabilidad financiera tradicional histórica con su gran desventaja de obtención de información tardía e inoportuna y la cual solamente proporciona el costo de producción, no los costos totales unitarios que incluyan los costos de istración y distribución, éstos calculados (en algunos casos) dentro de la contabilidad istrativa sobre bases inoperantes de unidades vendidas (totalmente inadecuada) o ventas en valores, la cual se estima insuficiente porque no relaciona la istración, área que interviene en la distribución y que debe tomarse en cuenta ponderándola con las ventas; motivo por el cual hay que tomar en cuenta bases dobles en cada prorrateo o asignación de costos que se realice para distribuirlos a los productos o lotes de artículos manufacturados. . El descendiente del costeo tradicional, estimando los costos indirectos de producción, que proporciona el evitar los atrasos de información pero que resulta complicado en su manejo técnico cuando existen numerosos productos manufacturados y que dan lugar a que los contadores prendan una veladora a “San Agustín” sin buscar las causas de las variaciones en los costos indirectos de producción estimados y los reales, nos hacen pensar que no es posible seguir trabajando bajo este método y buscar otras posibilidades o alternativas que mejoren y cambien lo hasta hoy establecido. Los métodos predeterminados, estimados y estándar, cuya complejidad contable les ha restado importancia porque además siguen las mismas bases de los costos reales tradicionales en cuanto a su registro y contabilización complicada y laboriosa. Algunas empresas han implantado el costeo estándar, sin pensar que cuando que existe inflación en un país no operan o bien se vuelven estimados puesto que se están corrigiendo continuamente y el estándar es para largos períodos de tiempo en el que no hay fluctuaciones importantes en los costos, originando que existan constantes desviaciones que es necesario aclarar con la consiguiente pérdida de tiempo de los responsables de la toma de decisiones, misma que se vuelve en la mayoría de los casos intrascendente e inoportuna por el atraso de la información. Además que tampoco se tienen bases adecuadas para el prorrateo extra-libros de los costos de istración y distribución ( si es que se efectúa) El costeo variable, criticado en sus inicios en México, pero que muchas empresas lo han implantado porque así se los indican sus filiales de Norteamérica y que se basan en la utilidad marginal por producto y no en los costos totales unitarios (porque no se calculan, no los consideran necesario por el mismo método). Y en el cual no se sabe a ciencia cierta que si cuando se establecen precios de venta de acuerdo con la utilidad marginal es mejor o produce resultados más satisfactorios que el determinarlos con un costo total unitario como en el costeo tradicional (a menos que se efectué un prorrateo de costos fijos dentro de la contabilidad istrativa) comparando sus resultados con mucho cuidado para no caer en errores de apreciación porque habría que ser muy cuidadosos al tomar en cuenta los porcentajes que se quieran manejar para absorber costos fijos en el caso de la utilidad marginal y compararlo con el porcentaje de utilidad deseado como incremento del costo total unitario por producto, los cuales son muy diferentes y nos permite pensar que definitivamente ni se practica ni se hace en ninguna empresa. El costeo ABC, el cual algunos autores afirman que es mejor que los anteriores, lo cual no ha sido probado, dando lugar a opiniones contradictorias acerca de sus bondades, por lo cual estimo que puede resultar completamente inadecuado el querer implementarlo sin conocer cabalmente como operan en realidad nuestras empresas de manufactura. (quizás en 5

compañías de servicios o instituciones de banca y organismos del Estado se puedan producir interesantes resultados o bien como complemento dentro de los métodos de costos para determinados fines complementando y auxiliando eficazmente a las empresas manufactureras) Otros métodos cuyos planteamientos son interesantes pero que no proporcionan soluciones efectivas en la contabilidad de costos y que quienes los han estudiado no han propuesto soluciones efectivas de operación y registro, pueden resultar aventuras riesgosas en cuanto a su implantación, desconociendo los efectos que puedan causar, tal es el caso del método de cadena de valor o del ciclo de vida de los productos. Ante este panorama desolador surge el método SMP (solo materia prima) Derivado de la filosofía manufacturera del Justo a tiempo, por el impacto que tiene sobre los costos, pero que no ha sido desarrollado hasta la fecha, contablemente hablando (solo por el suscrito) y aún cuando ha sido tratado en anteriores Congresos de Costos, no ha sido posible discutirlo con los colegas de profesión, debido a que no ha existido una estancia de reflexión que lo permita, por un lado por falta de tiempo o bien porque no se ha comprendido cabalmente su uso e implementación. El método SMP, ha sido probado con éxito en empresas pequeñas y medianas (una con alrededor de 320 diferentes productos agrupados por lotes similares en cuanto a su composición y costo de materia prima) por lo cual si se pregunta si puede ser viable, la respuesta es afirmativa 100% incluyendo a grandes empresas y no solo a las que va dedicado el presente trabajo, las pequeñas y medianas empresas MYPES. Por lo tanto, se diseña el plan para el logro de los objetivos a corto y mediano plazos como sigue: Rediseñar su catálogo de cuentas, en cuanto a los conceptos de gastos, clasificándolos en fijos y variables y directos e indirectos. 2. Implantar el método de costos SMP (solo materia prima) derivado de la filosofía manufacturera del Justo a tiempo, considerando solamente la materia prima como elemento del costo de producción y los otros elementos del costo, los sueldos y salarios (mano de obra) y los costos indirectos de producción, agruparlos en un solo rubro como “Costo de conversión”, lo cual daría lugar a la siguiente clasificación: Costo de conversión, conceptos fijos y variables. Los sueldos y salarios directos e indirectos dentro de los costos indirectos de producción incluirán todos sus conceptos incluyendo todas las prestaciones adicionales a cargo de la empresa, derivadas del pago a los trabajadores de la fábrica que intervienen directa e indirectamente en la producción. Costo de conversión fijo. Costos indirectos Sueldos y salarios directos. Sueldos y salarios indirectos. Vacaciones Prima de vacaciones Aguinaldo anual Seguro social Fondo de pensión y vivienda 6

Impuesto sobre nóminas. Renta Depreciaciones Amortizaciones Mantenimiento ( cuando existen contratos ) Honorarios ( cuando existan contratos ) Seguros Uniformes, botas, etcétera. Fianzas Despensas Nota. Algunos costos indirectos pueden ser directos, por ejemplo los honorarios que se paguen a los ingenieros o técnicos para una reparación de una determinada maquinaria o equipo en la cual se produzca uno o varios productos, los cuales deben ser cargados directamente al costo de ese producto o línea de productos, por lo que no existe una clasificación completamente definida. Costo de conversión variable. Costos indirectos Horas extras* Premios por productividad* Compensaciones y gratificaciones extras* Indemnizaciones Energía eléctrica* Teléfonos Papelería y útiles de oficina* Gasolinas y lubricantes Refacciones y rios* Pasajes y gastos de viaje Capacitación Gastos de fin de año Herramientas de consumo* Cuotas y suscripciones Materiales indirectos* No deducibles y otros conceptos identificables. Nota. Algunos conceptos en determinadas ocasiones pueden ser directos y deberán ser cargados directamente al producto o línea de productos y han sido marcados con un apóstrofe *. Solamente el ejecutivo encargado de formular las pólizas de contabilidad y mediante una comunicación efectiva con quienes originaron el pago, puede lograr establecer la diferencia entre los cargos considerados tradicionalmente indirectos, como directos, la comunicación interna deberá ser con el personal de fábrica (jefe de fábrica o superintendente), el gerente, contralor, contador o persona encargada de los pagos. El listado anterior, desde luego trata de ser solamente enunciativo más no limitativo y se formaría de acuerdo a cada empresa, atendiendo al criterio y políticas internas de la misma. La base de prorrateo del costo de conversión sería: A) Atendiendo a la filosofía Justo a tiempo (JIT) la velocidad de producción (throughput speed) horas o minutos totales de proceso para un producto o bien 7

B) Bases alternativas ponderadas, las cuales según criterio personal serían: a. El importe de las materias primas con b. El importe de los minutos de trabajo directo. Lo cual determinaría un número como resultado de la multiplicación de las bases a y b, que serviría como denominador para efectuar el prorrateo. o bien un base triple: C) Sumando el importe de las materias primas y los sueldos y salarios de cada producción por los minutos reales trabajados directamente en su elaboración. El criterio de B combinaría los esfuerzos del costo del dinero invertido en las materias primas que es elevado sobre todo en los países en vías de desarrollo y los minutos de trabajo directo y, el criterio C, más completo suma todas las erogaciones directas de la producción relacionadas con los minutos de trabajo directo de los productos o lote de los mismos. Para los costos de istración, las bases dobles sugeridas serían: Ventas en valores por el costo de conversión más el costo de la materia prima Ventas en valores por el costo de conversión El margen sobre ventas (utilidad bruta) porque encierra las ventas y sus tres elementos del costo, dando origen a la istración de la utilidad. Para los costos de distribución: Ventas en valores por el costo de istración Ventas en valores por el costo de istración sumado al costo de la fábrica, el costo SMP y el costo de conversión. Desde luego las bases dobles sugeridas proporcionan costos más justos y razonables que como se acostumbra hasta la fecha utilizando una sola base; lo cual se mostrará en el ejemplo que se ilustra más adelante. Contabilidad de costos con el método SMP. La metodología para llevar a cabo el método contable del SMP, se puede resumir en lo siguiente: Hoja de costos del contenido de materia de cada producto, valuada a su último precio o valor de mercado y su correspondiente costo total SMP. Valuación de las salidas del almacén de materias primas (consumos de cada orden de producción o de cada proceso) al costo SMP. de cada producto, abono a éste almacén con cargo a la cuenta de Producción en proceso. Valuación de la producción terminada totalmente a su costo SMP. Cargo al almacén de artículos terminados con abono a Producción en proceso. Valuación de las ventas al costo SMP. Cargo a la cuenta Costo de producción de lo vendido con abono al almacén de artículos terminados. La cuenta de Producción en proceso queda automáticamente valuada al costo SMP, por la producción que aún no ha sido terminada. Si se desea verificar su saldo, se efectúa un recuento físico y se valúa al costo SMP. Este sencillo procedimiento equivale a una reducción efectiva hasta de un 85% del trabajo contable efectuado con cualquier otro método de costos, produciendo finalmente el mismo resultado, mejorándolo y con una información más oportuna para la toma de decisiones. La información quedará expresada en un estado de resultados por producto o lote de productos en el cual se hacen los cálculos de acuerdo con las cifras anotadas en el mismo y con las bases de prorrateo que sean adoptadas. En el mismo estado se determinan los costos totales y unitarios y en hoja electrónica por separado se pueden determinar fácilmente los costos de todos los artículos que forman un lote o línea de productos. 8

CASO PRÁCTICO SMP. Impremex, S.A., es una compañía dedicada a la manufactura de artículos de cartón y papel, con cuatro líneas de producción y por el mes de junio realiza las siguientes operaciones: Línea 1, bolsas en diferentes presentaciones, característica del mes: La misma producción se fabrica y se vende. Línea 2, sobres en diferentes presentaciones, característica del mes: de la producción del mes quedan 400 en proceso, el resto se vende Línea 3, folders en diferentes presentaciones, característica del mes: de la producción del mes quedan 40 millares en el almacén de artículos terminados, el resto se vende, su producción es menor, pero el precio de venta es 3.6 veces mayor al de la línea 2. Línea 4 , papel stock en diferentes presentaciones, característica del mes: producción en escala, precio menor a las demás líneas, venta mayor a la producción del mes (por existencias en el almacén), devoluciones de artículos facturados el mes anterior. Los saldos iniciales de las cuentas de almacén son: Producción en proceso inicial $ 27,472, correspondiente a 800 millares de papel stock a $ 34.34 millar Almacén de artículos terminados $ 160,000 INFORME DE PRODUCCIÓN DEL MES Línea 1 Línea 2 Línea 3 Línea 4 Millares 820 5,800 1,840 38,000 + Del proceso inicial 800 En proceso 400 Tiempo utilizado en la producción: Minutos millar 9,840 11,600 6,145.6 116,400 Total minutos 143,985.6 Por la producción del mes se expidieron las ordenes de producción correspondientes Línea 1 Línea 2 Línea 3 Línea 4 Costo SMP millar $ 181.95 61.61 197.32 34.34 VENTAS En Millares 820 5,200 1,800 38,200 Devoluciones 400 Precio de venta $ 364 $ 110 $ 396 $ 65 $ 4,066,280 $ 298,480 $ 572,000 $ 712,800 $ 2,483,000 Compras de materias primas $ 2,200,000 Costo de conversión $ 1,080,000, de los cuales $ 600,000 son fijos y $ 480,000 variables Base sugerida de prorrateo Costo SMP x minutos Costo de istración $ 460,000, de los cuales $ 260,000 son fijos y $ 200,000 variables BASE PARA EL CASO PLANTEADO EN VIRTUD DE QUE UNA LÍNEA ES LA QUE ARROJA UNA UTILIDAD CONSIDERABLE EN RELACIÓN CON LAS DEMÁS. MARGEN SOBRE LA VENTA (después del costo de conversión aplicado) Costo de distribución $ 240,000, de los cuales $ 160,000 son fijos y $ 80,000 variables Base sugerida de prorrateo Ventas $ x costo de istración asignado. SOLUCIONES: a) Registro de operaciones en cuentas de contabilidad, compras de materia prima, producción terminada y de proceso, ventas al costo y a precio de venta, devoluciones sobre ventas y la utilidad contable, saldos de la cuenta de Pérdidas y ganancias. b) Prorrateos correspondientes de las cuentas de costos. c) Estado de resultados SMP. con porcentajes d) Costos unitarios por línea y por concepto de costo, su comparación contra el precio de venta y porcentajes de utilidad sobre el costo total y sobre el precio de venta. 9

e) Estado de resultados costo variable. Conversión del SMP a costeo variable. f) Consideración de convertir el SMP. al costeo tradicional y su efecto en las utilidades g).Cálculo en el caso de considerar un lote con varios productos. Determinación del costo total unitario por producto. h) COSTOS PARA EXPORTACIÓN Abrir el archivo de Excel (P2_MAPASA2.XLS) para los puntos a),b),c),d) y e) equisición: Importancia en la claridad de la información y flujo. La información vertida en la requisición no debe ser ambigua, sino clara y concisa. Su flujo es: Requisición, artículo, solicitud de cotización, preparación de contrato, evaluación de proveedores (calidad, precio, tiempo de entrega, condiciones de venta y crédito ). Orden de compra, recepción de bienes y servicios, facturación, recepción de factura y pago. La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso. Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores. Los elementos básicos que debe contener, son: Persona que solicita el material. Departamento. Sucursal. Fecha en que se formula la requisición. Número de requisición. Cantidad requerida. Descripción clara y exacta del material solicitado. Clave (en caso de que haya catálogo). Partida. Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera). Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el Vo Bo del departamento correspondiente. Observaciones. Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un adecuado servicio de mecanografía debe ser proporcionado al equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia. Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la isión de la órden de compras. La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones. Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades. Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización. Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función 10

de compras esta cambiando en su propia naturaleza, organización y responsabilidades. Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él, el de la función de compras de una organización competitiva para los 90's son: Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado imitadas incluso en los Estados Unidos. Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transportación y de comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los domésticos y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias. Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras. La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los datos y hechos específicos están siendo generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo. De un lado están quienes se encargan de colectar y transmitir la información, y en el otro lado aquellos que toman decisiones basadas en la interpretación de los datos. Individualmente o en combinación, estos cambios tienen profundas implicaciones para la función de compras ya que son retos que, de saberlos manejar adecuadamente, representan grandes oportunidades de desarrollo para la organización. Los es de compras y sus equipos de trabajo están siendo llamados a jugar un rol activo en la "istración" del cambio. No es una exageración el decir que el qué tan bien ayude la función de compras a ajustar a la empresa dentro de las fuertes tendencias de la economía mundial, será determinante para la rentabilidad e incluso la sobrevivencia de la misma empresa. Planeación y programación de las compras

Planeación y programación de las compras. En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones. La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas. Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal por servicios de compra. Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo van de la mano: ¿Qué es planeación? De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa , u organización. Veámoslo con detalle:

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PLANEACION A NIVEL CORPORATIVO

Ha existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a como haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder. Otros términos , que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica. Dicha planeación, la necesitan mas las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy similar al presente , de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos. La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación si es que haya de hacer útil contribución a la planeación futura de la organización de la cual forma parte, y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo , mas que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado. Investigación relativa al área de compras

Según Fearon se define como: la investigación sistemática y la búsqueda de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras Cierta cantidad de investigación sistemática es realizada como parte normal de un proceso de compras. Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un equipo costoso o la adopción de un material novedoso , habría de esperarse que un departamento de compras competente realizara un cierto tipo de investigación crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada. Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio. Pero existe un problema relativo a la istración de compras al organizar la investigación : los rápidos adelantos en la tecnología , los cambios en la estructura de la economía y la continúa evolución del medio ambiente complejo dentro de la cual se toman decisiones de compra han hecho a este problema mas urgente. Por tanto existe una tendencia creciente para un departamento de compras más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a quienes se les contrata de tiempo completo para que realicen investigaciones sistemáticas y búsqueda de información que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras. Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de investigación habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras. El personal de otros departamentos podrá contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al 12

control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores. La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el tener diversos enfoques operando simultáneamente, también en el caso en que el personal no sea de tiempo completo. Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los es de compras es seleccionar los temas de investigación. Estos podrían ser: Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones. Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores. Sistemas y métodos de Programación La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización. En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para lograr la estandarización. Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no existe la estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando en realidad los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo istrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan. EL PRECIO podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo tiene poco significado , lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio. El precio, se logra obtener de varias maneras . Para artículos estándares de bajo volumen los precios se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores. Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo. El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los proveedores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción , se elegirá al proveedor mas conveniente. Programación de compras ¿QUÉ ES? Conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo. Veamos: Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción, los que generen el programa de abastecimientos. Donde quiera que esas funciones se efectúen , las relaciones básicas de compras son las mismas, tenemos que: Cumpliendo con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios. Estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes. Desarrollando información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada está responsabilidad. La programación, la planeación y las compras, están estrechamente relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al agente de compras completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente. Compras programadas Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas: Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones de compras. Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y general para una ventaja mayor de precio. Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en grandes cantidades. 13

Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de abastecimiento. En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en si mismas a la PROGRAMACION o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad para escoger una o mas fuentes de abastecimiento esta restringida. Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto particular que requiere la compra de un cierto numero de componentes. Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los costos de herramentaje no repetitivos. De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continua de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación de compra. De la misma manera los "programas", deben ser establecidos por periodos LIMITADOS, en los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual. El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes números de estilo. Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre proveedores y artículos en los cuales el comprador esta en proceso de efectuar un cambio de fuente de abastecimiento. Programación La cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias, se obtiene mediante la intima cooperación con los departamentos en donde se realizan los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan controles de materiales y se formulan requisiciones. Seria posible mediar la contribución de compras mediante: La frecuencia de la escasez del material por compras. El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las transacciones con aquellos proveedores cuyas promesas de entrega son más confiables. Conclusiones LA PLANEACION Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA: Evitar demoras. Optimizar costos. Controlar la Calidad. Controlar inventarios. (específicamente en la programación) ¿CÓMO SE REALIZA? La planeación se inicia: Obtención de información a base de una investigación. Identificación de las necesidades. Selección de proveedores. Puesta en marcha de la acción. La planeación y la programación, como ha sido entendible se puede dar en diferentes niveles: Corporativo 14

Por Empresa Por departamento Suponiendo que una organización realizará un análisis de materiales (técnica de planeación e investigación), la cual, su finalidad es la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigación sistemática. El primer paso seria; decidir si se debe tener como meta conseguir un costo de compras mas bajo o si se desea un nivel de inventario menor; tratar de reducir los costos en las partidas que representan un elevado valor monetario. Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos requeridos; el tercer paso consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El análisis de Pareto, mejor conocido como el ABC, generalmente es el punto de partida. El análisis ABC frecuentemente es utilizado como base de políticas de control de inventarios como por ejemplo: Los artículos de tipo C se habrán de pedir una sola vez al ano, los artículos de tipo B, 4 veces al ano; y los artículos de tipo A una vez al mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización. Tales políticas implican mantener vigilancia sencilla para los artículos de inventarios tipo C, en tanto que se requiere una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A. El análisis esta mas bien dirigido para propiciar el control a nivel ejecutivo. El periodo de programación especialmente, tiene un LIMITE, la planeación no, pues es una actividad continua que varia de acuerdo a los cambios en la producción o en el mercado de los insumos. LOS COSTOS Están presentes: En Técnicos, operarios (personal en general) Espacios o Almacenes. Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso productivo. Información de surtimiento y revisión del material 6. INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISION DEL MATERIAL. La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas. Existe una copia que al depto. de compras le ayuda a efectuar este trabajo, que corresponde generalmente al personal de este depto., al de inspección o al del depto. que emplea el material. Están son las cosas que la istración superior desea y necesita saber: El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material. Lo que cuesta el funcionamiento del depto. de compras. Qué existencias hay y en qué situación se encuentran. La istración no tendrá que insistir ante el depto. de compras para que le someta un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación de modernas técnicas de compras. El propio ejecutivo de compras se encargará de que la istración superior conozca rápidamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo.

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The Just in time Justo a tiempo (Just in time). Justo a tiempo es un enfoque de producción que busca eliminar todas las fuentes de desperdicio y cualquier cosa que no agregue valor en las actividades de producción, para proporcionar la parte correcta en el lugar correcto y en el momento oportuno. El JIT se desarrollo en la Toyota Motor Company en Japón, por los Ing. Shigeo Shingo y Taichi Ohno. El objetivo del sistema JIT es mejorar las utilidades y el rendimiento sobre la inversión a través de reducción de costos bajo el sistema de cero inventarios y mejoras en la calidad, mediante la eliminación de desperdicios e involucrando al trabajador en la toma de decisiones y a los proveedores en el proceso de producción. Informe de surtimiento y revisión del material entregado Informe de surtimiento y revisión del material entregado. Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la empresa y dentro del departamento de compras, dadas sus numerosas interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia, intradepartamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son: 1) Comunicar la información, 2) ayudar a evaluar al proveedor y, 3) autoanálisis. Revisión del material entregado: En cuanto a la revisión del material entregado se efectúa con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios son la reducción de pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente. Archivo histórico de operaciones Archivo histórico de operaciones. También llamado biblioteca de compras, deberá proporcionar referencias para investigación planeación, selección de proveedores, estadísticas de los controles de calidad, esto debe incluir: Información técnica de productos y materiales, datos económicos de industrias proveedoras, bibliografía en istración de compras, Gerencias Comerciales y Asociaciones Industriales relacionadas con la organización. La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas. La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acudan a ella. Este grupo se ocupa de una posición sobremanera estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los grupos de ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos y continuos os con un gran número de diversas fuentes de suministro externas, por la otra, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones. Este grupo se halla en una posición sumamente estratégica para crear y conservar la buena voluntad de gran cantidad de firmas comerciales, muchas de las cuales son clientes actuales o potenciales, tanto como proveedores. Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos. Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos. Como se mencionó en el punto cuatro de este tema, una de las tendencias actuales de la función y el proceso de compras es la creciente utilización de tecnología informática. El uso generalizado de sistemas y aplicaciones de tecnología informática tiene un gran impacto en las operaciones de compra de todas las organizaciones pero, lógicamente, tiene mayor 16

importancia en las organizaciones mas grandes y complejas. En este sentido, las aplicaciones mas comunes relativas al proceso electrónico de datos en la planeación, programación y control de compras son: Sistemas de información y redes que integran las funciones individuales del área de compras y que, adicionalmente, permiten relacionar mas estrechamente a las funciones de compras con otras áreas o departamentos funcionales de la organización. Aplicaciones analíticas que facilitan análisis mucho mas profundos y precisos sobre toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones de compras. Para tal efecto, el desarrollo de estaciones de trabajo con computadoras en donde los compradores pueden analizar detalladamente la información es un elemento básico. Generalización del uso de códigos de barras que facilitan enormemente la exacta identificación y manejo de los materiales adquiridos. Uso del intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange E.D.I.) que en varias formas se esta convirtiendo en un punto común para la ciertos tipos de operaciones de compras. Importancia de los almacenes Importancia de los almacenes. La importancia de los almacenes: ALMACEN: Es todo espacio autorizado para la espera de unos materiales establecido suficientemente, hasta su posterior necesidad de expedición. MISION: Deducir del compromiso planteado entre los costes, la solución más segura y satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndola en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de los mismos. IMPORTANCIA: Lo verdaderamente interesante es que cada persona responsable de esta función sepa darse cuenta de la importancia que su ALMACENAJE tiene en su empresa. Una forma sencilla de saber la importancia de el almacén es por medio de cuanto es el capital que se le está destinado al almacenaje ( solares, edificios, materiales, etc.). El índice de capital propio dedicado a almacenaje varía mucho según el tipo de empresa y su dimensión, en casos excepcionales sobrepasa el 50% pudiendo llegar en ocasiones hasta el 80%. VENTAJAS OBTENIBLES Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costes en los siguientes casos: REDUCCION DE RIESGOS Y AUMENTO DE LA SEGURIDAD PERSONAL. SATISFACCION Y ELEVACION DE LA MORAL EN EL PERSONAL. INCREMENTO EN LA PRODUCCION Y MAYOR UTILIZACION DE LA MAQUINARIA DE PRODUCCION. MEJOR APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO DISPONIBLE. REDUCCION DE COSTES DE MANEJO REDUCCION DE LA EXISTENCIA MAS FACIL SUPERVISION Y REALIZACION DE CONTROLES FISICOS Y ISTRATIVOS. DISMINUCION DE ERRORES Y CONFUSIONES. DISMINUCION DE PERDIDAS E INUTILIDADES FACILIDAD DE ACOMODACION A CAMBIOS DE CONDICIONES. Su importancia estiba en el control mismo de los inventarios de insumos de producción, ya que es en ellos donde se recibe y resguarda la materia prima que la organización adquiere a sus proveedores; así como para la seguridad de los productos terminados en espera de ser embarcados a los diferentes clientes. Las características de seguridad y protección de los almacenes están directamente relacionadas con los productos que resguardan. 17

Los costos y los sistemas contables. Contabilidad de costos. Vinculación y distinción con la contabilidad patrimonial y gerencial. La contabilidad patrimonial tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados). Los informes relativos al costo afectan a ambos, ya que el costo de los productos no vendidos se refleja en el primero y el de los vendidos en el segundo. Por tanto el sistema de contabilidad de costos no es independiente de las cuentas patrimoniales. El sistema de contabilidad de costos se ocupa directamente del control de los inventarios, activos de planta y fondos gastados en actividades funcionales. La contabilidad de costos se ocupa de la clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio. Los costos sirve, en general, para tres propósitos: Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). Ofrecer información para el control istrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). Proporcionar información a la istración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales). El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece información de costos e informes para la realización de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeación y toma de decisiones de la istración, esta información generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos. Una función importante de la contabilidad de costos es la de asignar costos a los productos fabricados y comparar estos costos con el ingreso resultante de su venta. La contabilidad de costos sirve para contribuir al control de las operaciones y facilita la toma de decisiones. Las características de la contabilidad de son las siguientes: Es analítica, puesto que se planea sobre segmentos de una empresa, y no sobre su total. Predice el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos. Los movimientos de las cuentas principales son en unidades. Sólo registra operaciones internas. Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de obra directa y cargas fabriles. Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el costo de la mercadería vendida y el de las existencias. Sus períodos son mensuales y no anuales como los de la contabilidad general. Su idea implícita es la minimización de los costos. La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y registra los costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación. Al igual que la contabilidad general se basa en la partida doble. Es una parte de la contabilidad general que exige ser analizada con mayor detalle que el resto. Si bien puede prescindirse de la base contable para establecer costos, no es recomendable por las deficiencias, errores y omisiones que pueden originarse. Un sistema de costos integrado en la contabilidad general permite operar con la perfecta seguridad que ofrece el balanceo de las cuentas. La cadena de valor que toma la contabilidad de costos es la siguiente: ¾

Estrategia/ istración 18

® Proveed ¾ or ®

Marketin Servicio Investigación Diseño del Producci Distribuci ¾ go al y Desarrollo prod./serv. ón ón ® Ventas cliente

Client e

Contabilidad de Costos Concepto general de costos. Objetivos de la determinación de costos El costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un objetivo específico. El costo de producción es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector comercial. Entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, encontramos los siguientes: Servir de base para fijar precios de venta y para establecer políticas de comercialización. Facilitar la toma de decisiones. Permitir la valuación de inventarios. Controlar la eficiencia de las operaciones. Contribuir a planeamiento, control y gestión de la empresa. Los costos pueden ser clasificados de diversas formas: Según los períodos de contabilidad: costos corrientes: aquellos en que se incurre durante el ciclo de producción al cual se asignan (ej.: fuerza motriz, jornales). costos previstos: incorporan los cargos a los costos con anticipación al momento en que efectivamente se realiza el pago (ej.: cargas sociales periódicas). costos diferidos: erogaciones que se efectúan en forma diferida 9ej.: seguros, alquileres, depreciaciones, etc.). Según la función que desempeñan: indican como se desglosan por función las cuentas Producción en Proceso y Departamentos de Servicios, de manera que posibiliten la obtención de costos unitarios precisos: costos industriales costos comerciales costos financieros Según la forma de imputación a las unidades de producto: costos directos: aquellos cuya incidencia monetaria en un producto o en una orden de trabajo puede establecerse con precisión (materia prima, jornales, etc.) costos indirectos: aquellos que no pueden asignarse con precisión; por lo tanto se necesita una base de prorrateo (seguros, lubricantes). Según el tipo de variabilidad: costos variables: el total cambio en relación a los cambios en un factor de costos. costos fijos: No cambian a pesar de los cambios en un factor de costo. costos semifijos Factor de costo: Base de distribución para la asignación de costos, según sea el objeto de costos. Costo unitario o promedio: Surge de dividir el costo total por un número de unidades. El cuadro siguiente sintetiza la clasificación de costos desarrollada antes: 19

Períodos de contabilidad 1 Costos corrientes Fuerza motriz Jornales Sueldos Etc. 2 Costos previstos Cargas sociales periódicas 3 Costos diferidos Seguros Alquileres Costos de iniciación Depreciación

Terminología Productos en Proceso: Es la producción incompleta; los materiales que estén sólo parcialmente convertidos en productos terminados que puede haber en cualquier momento. Costos: representan una porción del precio de adquisición de artículos, propiedades o servicios, que ha sido diferida o que todavía no se ha aplicado a la realización de ingresos. Gastos: son costos que se han aplicado contra el ingreso de un período determinado. Pérdidas: reducciones en la participación de la empresa por las que no se ha recibido ningún valor compensatorio, sin incluir los retiros de capital. Elementos del costo Los tres elementos del costo de fabricación son: Materias primas: Todos aquellos elementos físicos que es imprescindible consumir durante el proceso de elaboración de un producto, de sus rios y de su envase. Esto con la condición de que el consumo del insumo debe guardar relación proporcional con la cantidad de unidades producidas.. Mano de obra directa: Valor del trabajo realizado por los operarios que contribuyen al proceso productivo. La suma de las materias primas y la mano de obra directa constituyen el costo primo. La combinación de la mano de obra directa y la carga fabril constituye el costo de conversión, llamado así porque es el costo de convertir las materias primas en productos terminados. Los rubros integrantes del precio de venta son los siguientes: M. P.

+

M. O. D.

Costo Primo

Costo de conve Costo de producción

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Costo de Venta

Ciclo de la contabilidad de costos El flujo de los costos de producción siguen el movimiento físico de las materias primas a medida que se reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados. El flujo de los costos de producción da lugar a estados de resultados, de costos de ventas y de costo de artículos fabricados. Sistemas de costos Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de las distintas actividades. Según el tratamiento de los costos fijos: carga fabril: Son todos los costos en que necesita incurrir un centro para el logro de sus fines; costos que, salvo casos de excepción, son de asignación indirecta, por lo tanto precisa de bases de distribución. Costeo por absorción: Todos los costos de fabricación se incluyen en el costo del producto, así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación. La característica básica de este sistema es la distinción que se hace entre el producto y los costos del período, es decir los costos que son de fabricación y los que no lo son. Costeo variable: Los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados. La principal distinción bajo este sistema es la que existe entre los costos fijos y los variables.. Los costos variables son los únicos en que se incurre de manera directa en la fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período, no se inventarían. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción. La cantidad y presentación de las utilidades varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el método de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto que los mismos son costos en los que normalmente no se incurriría si no se produjeran los artículos. Según la forma de concentración de los costos: Costeo por órdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los clientes. Costeo por procesos: Se utiliza cuando la producción es repetitiva y diversificada, aunque los artículos son bastante uniformes entre sí. Según el método de costeo: Costeo histórico o resultante: Primero se consume y luego se determinan el costo en virtud de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como en costos por procesos. Costeo predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos identificar 2 sistemas: Costeo estimado o presupuesto: sólo se aplica cuando se trabaja por órdenes. Son costos que se fijan de acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo básico es la fijación de precios de venta.

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Costeo estándar: Se aplica en caso de trabajos por procesos. Los costos estándares pueden tener base científica (si se pretende medir la eficiencia operativa) o empírica (si su objetivo es la fijación de precios de venta). En ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por ganancias y pérdidas. Materia Prima o Materiales Concepto. Definición y tratamiento de materiales principales y auxiliares. Los materiales que realmente forman parte del producto terminado se conocen con el nombre de materias primas o materiales principales. Los que no se convierten físicamente en parte del producto o tienen importancia secundaria se llaman materiales o materiales auxiliares. Para mantener una inversión en existencias debidamente equilibrada, se requiere una labor de planeación y control. Un inventario excesivo ocasiona mayores costos incluyendo pérdidas debidas a deterioros, espacio de almacenamiento adicional y el costo de oportunidad del capital. La escasez de existencias produce interrupciones en la producción, excesivos costos de preparación de máquinas y elevadas costos de procesamiento de facturas y pedidos. La materia prima es el único elemento del costo de fabricación nítidamente variable. Valuación y contabilización de materia prima y materiales Existen diferentes factores que inciden en la elección del método de valuación más adecuado: tipos de productos elaborados sistema de costos empleado política de reposición meses de existencias normalmente disponibles formas de almacenaje necesidad de controlar el rendimiento de ciertos materiales. grado de inflación o deflación que sufra la economía situación de la empresa en el mercado obligación de que la valuación de inventarios sea fiel reflejo de la realidad, evitando sobre o subvaluaciones. etc. Algunos de los métodos que se emplean más frecuentemente para la valuación de materiales son: Costo específico: . consiste en valorizar cada partida a su precio real de ingreso. Exige poder distinguir físicamente los ingresos de un mismo producto, a un precio u otro. P.E.P.S. U.E.P.S. P.P.P.: Es el menos sensible a las variaciones de precios. Si éstos están en alza, la valuación se efectúa a guarismos inferiores a los de plaza. Con precios en baja, es a la inversa. El patrón del flujo de costos no coincide necesariamente con el patrón real del flujo de materiales; por ejemplo si se usa el método PEPS, esto significa que los costos más antiguos son los que se usan primero para propósitos de contabilidad, independientemente del verdadero flujo de materiales. Los métodos para la valuación de inventarios son de interés para la gerencia porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, además, porque influyen en el monto de la utilidad que declara la empresa. Bajo el método PEPS, el aumento en el costo de los materiales debido a un aumento en el precio de adquisición se refleja como una aumento en el inventario final. Bajo el método UEPS se refleja como un aumento en el costo de artículos fabricados y vendidos y, por lo tanto, como una disminución en el margen de utilidades. Un método adicional para asignar una cantidad monetaria a los inventarios es el de costo o mercado en menor. Al inventario, sea de materiales, trabajos en proceso o productos terminados, se le asigna la cifra menor de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el costo cuando los niveles de precios están disminuyendo (depresión) o cuando los inventarios están cayendo en la obsolescencia. 22

Desperdicio o merma: Es la pérdida de materia prima luego de un proceso. No tiene ningún valor contable o económico (ej.: evaporación en los procesos químicos). Están considerados dentro del costo normal. Desecho: Son los que se producen respecto del proceso de transformación; a diferencia del desperdicio tiene un valor de recupero (ej.: viruta de acero en la industria metalúrgica) pero la materia prima no es recuperada para la industria de que se trata. Materia prima recuperada: Es la que una industria recupera para sí misma, pudiendo utilizarla en la fabricación de nuevos productos. Producción defectuosa: Es la que en algún departamento, por alguna razón, está mal concebida. Debe ser sometida a un reproceso, lo que implica un costo adicional, y que no debe ser cargado ni al costo original ni al precio de venta; sino que debe imputárselo al departamento que lo generó. Si tiene mucha importancia se imputa como una pérdida o gasto del período. Estructura de la organización dedicada al proceso adquisitivo Departamento de Compras: Exigencias respecto a la compra de elementos productivos: Que haya un departamento donde se centralicen las adquisiciones que los materiales se adquieran en virtud de especificaciones que se requiera de los proveedores el cumplimiento de una serie de requisitos necesarios para la correcta contabilización y liquidación del pago (entrega de la factura junto con la mercadería, adaptación de las entregas a los días y horas de recibo). Que se envíe copia de las órdenes de compra emitidas a los centros que controlarán la recepción y a los que efectuarán las registraciones contables y la liquidación de los pagos. Que el sector Compras se organice istrativamente de manera tal de poder suministrar información relacionada con sus funciones tanto al departamento de costos, como a otras secciones de la empresa (precios de mercado, órdenes de compra pendientes, etc.) Tratamiento de los costos del departamento: Cancelarlos contra ganancias y pérdidas Distribuirlos entre los sectores beneficiados por las gestiones de Compras. Incorporarlos en los costos de la mercadería vendida Departamento de Recepción: Responsabilidades: Recibir sólo la mercadería autorizada por la orden de compra, una de cuyas copias queda en su poder. Controlar que la cantidad entregada no supera la solicitada. Conformar las entregas e iniciar los trabajos istrativos correspondientes. Tomar las medidas pertinentes para el que departamento Control de Calidad apruebe el ingreso a la mayor brevedad. Enviar la mercadería al destino indicado en la orden de compra. Informar sobre los bienes recibidos a : Compras, Control de Calidad y Contaduría. Emitir el correspondiente comprobante de recepción (con: fecha de ingreso, cantidad, importe, aprobación de calidad, etc.) Almacenes de Materiales: Funciones: Controlar y ubicar las partidas recibidas, que se usarán posteriormente en el nuevo ciclo productivo. Guardar y cuidar los bienes a su cargo. Efectuar entregas, sujetas a la autorización pertinente. 23

Acciones Compra Recepción Inspección de calidad Almacenaje Utilización Reabastecimiento Aspectos esenciales a considerar en el tratamiento de materiales. Gestión de stocks Los tipos de inventarios son los siguientes: Permanente: Los sistemas de valuación más conocidos son P.E.P.S, U.E.P.S. y P.P.P. Físico: implica el recuento minucioso de todas las existencias de mercaderías, entre ellas las de materiales, al cierre de cada ejercicio económico. Mano de obra Concepto introductorio La mano de obra de producción se utiliza para convertir las materias primas en productos terminados. La mano de obra es un servicio que no puede almacenarse y no se convierte, en forma demostrable, en parte del producto terminado. Con los años y el avance de la tecnología la mano de obra ha ido perdiendo peso dentro del costo de producción. Clasificación de la mano de obra De acuerdo a la función principal de la organización: Se distinguen tres categorías generales: producción, ventas y istración general. Los costos de la mano de obra de producción se asignan a los productos producidos, mientras que la mano de obra no relacionada con la fabricación se trata como un gasto del período.. De acuerdo con la actividad departamental: Separando los costos de mano de obra por departamento se mejor el control sobre estos costos. De acuerdo al tipo de trabajo: Dentro de un departamento, la mano de obra puede clasificarse de acuerdo con la naturaleza del trabajo que se realiza. Estas clasificaciones sirven generalmente para establecer las diferencias salariales. De acuerdo con la relación directa o indirecta con los productos elaborados: la mano de obra de producción que está comprometida directamente con la fabricación de los productos, se conoce como mano de obra directa. La mano de obra de fábrica que no está directamente comprometida con la producción se llama mano de obra indirecta. La mano de obra directa se carga directamente a trabajos en proceso, mientras que la mano de obra indirecta se convierte en parte de la carga fabril o costos indirectos de fabricación. Formas de remuneración La mano de obra puede remunerarse sobre la base de la unidad de tiempo trabajado (hora, día, semana, mes, año), según las unidades de producción o de acuerdo a una combinación de ambos factores. Trabajo a jornal: Se paga el tiempo que el trabajador permanece en la planta, independientemente del volumen de producción logrado. La unidad de tiempo es la hora o el día. Sus ventajas radican en que es un método barato, su cálculo es sencillo y proporciona al operario la seguridad de una salario conocido y calculable. Sus desventajas se encuentran en que no proporciona verdaderos estímulos para el desarrollo de un esfuerzo mayor.

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Trabajo por pieza o incentivado: En este sistema el operario percibe una retribución diaria acorde con la cantidad de unidades producidas. Requiere determinar cuál es la producción que puede realizar un trabajador en un tiempo dado y definir un método de operación establecido, premiando toda superación del nivel normal. Sus ventajas son que garantiza la operario una ganancia horaria mínima y que es un sistema ideal cuando se realizan trabajos estandarizados. La desventaja se encuentra en que representa un inconveniente cuando los productos exigen el uso de maquinarias delicadas que requieran atención especial; además, si el material es valioso, el desperdicio ocasionado por la mayor rapidez en la operación puede anular los beneficios que este sistema brinda al empresario. El trabajo por pieza puede ser con: Producción libre: el obrero permanece en la fábrica todo su turno, acreditándosele la labor realizada en ese lapso. Producción limitada: se le adjudica al operario una producción determinada; una vez cumplida puede retirarse; el incentivo radica en la posibilidad de trabajar menos tiempo. Sistemas de incentivos Remuneración a destajo: el empleado recibe una tasa garantizada por hora para producir un número estándar de unidades o piezas de producción. Si produce en exceso del número estándar de piezas, gana una cantidad adicional por pieza, calculada según la tasa del salario por hora dividido entre el número estándar de piezas por hora. Taylor: es un plan de pago a destajo que utiliza una tasa por pieza para los índice de producción más bajos, y otra para los índices de producción más elevada por hora. Gantt: le concede una bonificación al empleado, calculada como porcentaje del pago por hora que está garantizado, cuando su rendimiento por hora alcanza una cierta norma. Halsey: el empleado tiene un salario mínimo por hora garantizado y se le paga una cantidad adicional como recompensa por el tiempo de producción efectiva ahorrado al compararse su tiempo estándar de producción. Emerson: ofrece una escala de bonificaciones, calculada como porcentaje del salario mínimo garantizado, que se gradúa a fin de que esté en concordancia con una escala da factores de eficiencia. El factor de eficiencia se calcula como el tiempo real promedio que se emplea para producir una unidad dividida entre el tiempo estándar. Bedeaux: La producción se mide en punto, que es la medida que corresponde a un minuto de trabajo. El empleado gana, además del salario mínimo por hora garantizado, una bonificación por cada punto ganado en exceso de la producción estándar. Cargas Sociales. Concepto. Generalidades. Legislación vigente Las prestaciones sociales son una parte del costo de la mano de obra directa e indirecta, de los salarios de los vendedores y salarios del personal de istración. Las cargas sociales pueden ser: directas: se generan en relación proporcional con los costos de mano de obra directa, por eso pueden aplicarse fielmente al artículo (aportes jubilatorios, obra social, asignaciones familiares). indirectas: actúan independientemente del grupo anterior, por lo cual deben hacerse estimaciones (indemnizaciones por despido, vacaciones anuales, feriados pagos, licencias por enfermedad, fallecimiento, etc.) Liquidación de remuneraciones y cargas sociales. Contabilización La información necesaria para contabilizar los costos vinculados con el pago del personal operario surge de los recibos de haberes correspondientes. 25

Si, por el tipo de tareas, un operario trabaja en varios centros, el costo debe asignarse en proporción al esfuerzo que haya dedicado a cada centro. Muchas compañías acumulan los pagos por vacaciones, feriados y bonificaciones durante todo el año sobre la base de estimaciones. Si no se hace esto, el período durante el cual ocurren estos pagos extras o menor producción, recibe una carga indebida, lo cual produce datos comparativos no satisfactorios. La acumulación se basa en estimaciones. Durante el año, a medida que se incurre en costos directos e indirectos de fabricación, el pago por vacaciones se va acumulando y se carga a Productos en Proceso o a Carga Fabril, según corresponda. Aspectos esenciales a considerar en el tratamiento de la mano de obra. Tratamiento del tiempo de preparación, tiempo ocioso y horas extras Tiempo de preparación: Los costos de preparación son aquellos que, insumiendo una considerable cantidad de tiempo y dinero, son necesarios para iniciar la producción. La preparación ocurre cuando se está abriendo o reabriendo una planta o proceso o cuando se introduce un nuevo producto en el mercado. Los costos de preparación incluyen gastos por el diseño y preparación de las máquinas y herramientas, capacitación de los trabajadores y pérdidas anormales iniciales que resultan de la falta de experiencia. Existen tres métodos distintos para manejar los costos de preparación: Inclusión de la mano de obra directa; es decir que se trata a los costos de preparación como un costos de la mano de obra directa. Inclusión en cargas fabriles. Considerarlos como un cargo a Órdenes en proceso y trabajo; es decir que se cargan los costos de preparación directamente a trabajos en proceso y órdenes, pero como un costo separado e identificable más bien que como parte de la mano de obra directa. Tiempo ocioso: Puede deberse a varias razones: falta temporal de trabajo, embotellamientos o averías de las máquinas, etc. Frecuentemente este costo adicional se incluye en el costo de la mano de obra directa y no se contabiliza por separado. Se puede lograr un mejor control de costos cargando el tiempo ocioso a cargas fabriles y a una cuenta o cuentas especiales. Al final del mes la cantidad de tiempo ocioso aparece en el programa de las cargas fabriles y llega a conocimiento de la gerencia. Un método alternativo es tratar dichos costos como gastos del período más que como un costo de los productos fabricados. Carga Fabril Concepto. Terminología Las cargas fabriles son todos los costos de producción, excepto los de materia prima y mano de obra directa. La materia prima y la mano de obra directa dan origen a desembolsos, los cuales forman parte de las cargas fabriles. La primera supone costos de manipuleo, inspección, conservación, seguros. La segunda obliga a habilitar servicios sociales, oficinas de personal, oficinas de estudios de tiempos, etc. Clasificación de los costos indirectos de fabricación Los costos indirectos de fabricación puede subdividirse según el objeto de gasto en tres categorías: materiales indirectos mano de obra indirecta costos indirectos generales de fabricación. Además de los materiales indirectos y la mano de obra indirecta, las cargas fabriles incluyen el costo de la adquisición y mantenimiento de las instalaciones para la producción y varios otros costos de fábrica. Incluídos dentro de esta categoría tenemos la depreciación de la planta y la amortización de las instalaciones, la renta, calefacción, luz, fuerza motriz, impuestos inmobiliarios, seguros, teléfonos, viajes, etc. Todos los costos indirectos de fabricación son directos con respecto a la fábrica o planta. La clasificación de los costos según del departamento que tiene el control principal sobre su incurrencia es útil para el control istrativo de las operaciones. La clasificación según el 26

objeto del gasto puede ser útil para analizar el costo de producción de un producto en sus distintos elementos. La clasificación en costos fijos y variables es útil en la preparación de presupuestos para las operaciones futuras. Los costos clasificados como directos o indirectos con respecto al producto o al departamento son útiles para determinar la rentabilidad de las líneas de producto o la contribución de un departamento a las utilidades de la empresa. Para propósitos de costeo de los productos, todos los costos incurridos en la fábrica se asignan eventualmente a los departamentos de producción a través de los cuales circula el producto. La acumulación y clasificación de los costos por departamentos se llama distribución o asignación de costos. Los costos que pueden atribuirse directamente al departamento se asignan directamente. Los costos indirectos de fabricación y los costos de los departamentos de servicios se asignan sobre alguna base a los departamentos productivos y se asignan también a producción a medida que ésta pasa por los departamentos. Predeterminación de una cuota de distribución de los costos indirectos de fabricación Al seleccionar la base es necesario que la misma tenga relación con el tipo de servicio proporcionado. Las bases de distribución que se pueden utilizar son las siguientes: área ocupada: dotación: volumen ocupado en depósitos: cantidad de pedidos de materia prima: consumo de fuerza motriz: kilaje transportado: taxi de tiempo: es el tiempo ocupado por cada empleado de los departamentos de servicios destinado a atender las tareas vinculadas con las áreas fabriles, de servicios y comerciales. Los módulos de aplicación disponibles son los que siguen: unidades producidas: Las cargas fabriles unitarias se obtienen dividiendo el importe mensual por la cantidad de unidades procesadas. Se aplica cuando se produce sólo un artículo, sin variantes de ningún tipo (tamaño, color, calidad, etc.) o donde si bien se fabrican varios productos, éstos requieren igual tiempo de procesamiento. costos de materia prima: Vincula el costo mensual de las cargas fabriles de un centro con el valor de la materia prima consumida en ese lapso.:

El porcentaje resultante se aplica a los costos unitarios de materia prima de cada producto. horas hombre: Relaciona el monto de las cargas fabriles mensuales con las horas necesarias de mano de obra directa para cumplimentar la producción realizada en ese lapso. Este valor se aplica a los costos unitarios en función de las horas de trabajo directo que requiere cada artículo. horas máquina: La alícuota surge vinculando las cargas fabriles mensuales con la cantidad de horas que deben funcionar las máquinas para realizar la producción del período. Esa alícuota se aplica a las unidades de producto en función del tiempo de elaboración de cada artículo. Se la considera la base más precisa.

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jornales directos: La tasa de asignación surge de la relación entre el monto de las cargas fabriles mensuales y de los jornales directos mensuales, que se obtienen multiplicando las unidades producidas por sus respectivos costos de mano de obra directa. La cuota de aplicación se aplica a los jornales directos unitarios.

Cuando se emplea una medida monetaria de la actividad de producción (v.g.: jornal directo) la tasa se expresa como un porcentaje del costo en pesos de la mano de obra directa. Cuando se emplea una medida no monetaria de la actividad de la producción (v.g.: horashombre) la tasa se expresa en pesos por hora ($/h). Al asociar los costos indirectos de fabricación con varios productos se hace un intento para elegir una base que sea común a todos los productos y que sea indicativa del rendimiento productivo o del beneficio del producto (generalmente es la de horas máquina). La tasa de aplicación se obtiene de la siguiente manera:

Siempre la tasa de aplicación o distribución debe ser aplicada sobre los costos presupuestados del departamento de servicios; en ningún caso se justifica que el departamento de servicios distribuya sus costos reales, es decir no tiene porqué transferir sus ineficiencias a los demás departamentos. Proceso de acumulación, distribución primaria y secundaria Los costos indirectos de fabricación se distribuyen sobre alguna base a los departamentos productivos y de servicios (distribución primaria) Después de la segunda asignación, todos los costos indirectos de fabricación habrán sido asignados a las cuentas de costos indirectos de los departamentos de fabricación. Sobre y sub-aplicación de gastos. Análisis de variaciones. Contabilización La sobre y sub-aplicación es la evaluación de la relación entre costos indirectos de fabricación aplicados y reales. Los costos aplicados son los presupuestados ajustados al nivel real de producción. Es decir que las variaciones reflejan las diferencias existentes entre los costos reales y las estimaciones presupuestarias de lo que debería haberse gastado. La variación de capacidad se da sólo en la carga fabril fija. Variación de volumen o capacidad: se debe a una sobre o subutilización de las instalaciones de la planta en comparación con el nivel presupuestado de operaciones. Está representada por la diferencia entre los costos indirectos de fabricación fijos presupuestados y los costos indirectos de fabricación fijos asignados a la producción. Variación de cantidad: Refleja el costo de emplear materias primas excesivas para obtener una cantidad determinada de producción. Variación en precio: Es el costos de emplear materiales demasiado costosos para una cantidad determinada de producción. Variación de eficiencia: Es el costo del tiempo excesivo empleado para cumplir una determinada cantidad de producción. Variación de tarifa: El costo debido al empleo de categorías de mano de obra demasiado costosas para realizar una determinada cantidad de actividad. Costos de Distribución Concepto Son todos aquellos costos que no son de producción; es decir que no pueden ser asignados al producto en forma específica, por lo que se distribuyen en función del objeto de costos. Su existencia es tan real como la de los costos de producción y los paga, en último término, el consumidor; una distribución costosa encarece el producto. La distribución principia desde el momento que los artículos son entregados al almacén de productos terminados y termina en el momento en que se recibe el pago por el artículo vendido. 28

Por tanto la distribución comprende todas las actividades necesaria para convertir en dinero el efecto manufacturado y abarca los gastos de venta, los gastos de istración y los gastos financieros conectados a esta actividad distribuidora. El proceso de distribución considera, generalmente, los siguientes cuatro puntos básicos: Los costos indirectos de los departamentos de servicios se asignan a los departamentos productivos (distribución secundaria) La creación de la demanda, lo que implica despertar el interés hacia el producto, utilizando todos los medios, entre los cuales se destaca la propaganda. Obtención de la orden, lo cual significa convertir la demanda en una venta real por medio de la orden del cliente o el contrato respectivo.. Comprende los pagos por los servicios del departamento de ventas. Manejo y entrega del producto, que abarca toda actividad relacionada con el almacenamiento, empaque, embarque, transporte y entrega del producto. Control de la venta, que incluye la investigación y apertura del crédito, la rutina contable para su registro, la preparación de los estados de cuenta, el servicio de cobranza y todas las demás funciones inherentes hasta conseguir que esa venta se traduzca en dinero recibido por la empresa. Acumulación. Clasificación de los costos de distribución La acumulación implica la previa clasificación de los gastos. La clasificación deberá ser funcional, es decir, en relación con la función cuyo costo se desea obtener. Dentro de ésta, aparecerán en primer término los costos directos y en segundo los indirectos. Los costos de distribución se clasifican funcionalmente de la siguiente manera: Gastos directos de ventas: sueldos de los vendedores, gastos de la oficina de ventas, etc. Propaganda y gastos de promoción de ventas: publicidad, investigación de mercado. Gastos de transporte o reparto Almacenaje: gastos totales en depósitos y almacenes así como el manejo de los productos. Gastos de concesión de créditos y de cobranza: costos de investigación de los sujetos de crédito y de la cobranza, y pérdidas por cuentas incobrables.. Gastos financieros: descuentos por pronto pago e intereses pagados por el capital pedido en préstamo Gastos de istración: su contenido representa un costo indirecto. Análisis de los costos de distribución según distintos parámetros El análisis de estos costos sirve para investigar particularmente: los productos los clientes los métodos de venta que más convienen desde el punto de sus rendimientos respectivos. Los análisis por productos y por territorios son los que tiene mayor aplicación. Análisis por productos: Su finalidad es determinar cuáles productos dejan utilidades y cuáles no.. Cuando existe una gran variedad, éstos pueden agruparse por líneas, y dentro de ellas, puede proseguirse el análisis de su productividad. El análisis puede tener como base la unidad producida o bien el volumen de unidades vendidas en un período determinado. Cuando el análisis se refiere al volumen de unidades vendidas, la productividad se determina en forma global, comprobada con los datos contables. Es decir que el resultado se determinaría de la siguiente forma: Ventas netas Menos: Costo de lo vendido 29

Utilidad Bruta Menos; Costo de distribución Utilidad Para ello se necesita el análisis de las ventas y de sus costos por productos. El problema radica en encontrar las bases para prorratear a cada uno de los productos los gastos que, aunque clasificados funcionalmente, su naturaleza es conjunta lo cual hace casi impracticable el tratar de separarlos en el momento en que se causan. Un camino consiste en estudiar cada renglón de gastos y encontrar la base funcional para su prorrateo. Otro camino puede ser utilizar una base diferente para cada partida. Como ya se ha dicho, los gastos se acumulan en base a su función. El costo unitario funcional se obtiene dividiendo el importe de los gastos entre las unidades funcionales. El procedimiento más simplificado consiste en determinar el costo de distribución de cada peso de venta o de cada peso de costo de venta. Análisis por territorios de los costos de distribución: Se utiliza cuando se desea saber el grado de productividad de cada uno de los territorios. Es decir que tanto las ventas como el costo de lo vendido deben separarse por territorio para acumular a cada territorio los costos de distribución que le correspondan. Para prorratear los gastos a los territorios, cuando dichos gastos no puedan aplicarse directamente a cada uno de ellos, se utilizan diversas bases, tales como: sueldos y gastos de los agentes a base del tiempo empleado en cada territorio; la propaganda a base de la extensión territorial; los transportes a base de kilómetro recorrido; etc. El procedimiento simplificado consiste en prorratear los costos de distribución en función de cada peso de venta en cada territorio. Otros análisis pueden obtenerse para fines de control y dirección, tales como el estudio de los sujetos de la distribución: mayoristas, detallistas, clientes directos. Para ello se requiere la acumulación previa de datos estadísticos basados en la documentación y registros contables. El problema central del prorrateo de los gastos funcionales correspondientes al aspecto particular que se estudie, queda solucionado buscando la base o bases funcionales más adecuadas para realizarlo. Control de los costos de distribución La forma de controlar los gastos consiste en hacer un presupuesto de ellos antes de erogarlos, porque una vez que se ha incurrido en ellos ya no puede haber oportuno control sobre los mismos. La tendencia es vigilar los gastos reales en la medida en que se van erogando, comparándolos con los presupuestos respectivos, que se calculan para la distribución de un volumen expresado en unidades o en valores, en un tiempo dado. El presupuesto está vinculado al volumen de la venta, expresada ésta, bien en unidades físicas o en sus valores monetarios. El coeficiente de costo de distribución por peso vendido es el que tiene mayor aplicación. El estudio presupuestal de los gastos lleva a los estándares de los costos de distribución. Estos estándares distributivos, son consecuencia de investigaciones para determinar medidas de eficiencia que se comprarán con los costos reales para localizar las desviaciones del estándar e investigar sus causas. Desde el punto de vista contable éste constituye el método más completo de control. Los estándares pueden calcularse: para cada peso vendido para cada peso de utilidad bruta para cada unidad vendida para cada unidad funcional. 30

En cuanto a la contabilidad de los gastos de distribución, lo más habitual es aplicar al mes el total de gastos incurridos en el mismo. Tiene la desventaja de que parte de esos gastos se hacen en beneficios de futuros meses debiendo ser absorbidos en períodos subsecuentes. Por otra parte, estos gastos deben aplicarse en proporción a las ventas efectuadas. El uso de los estándares allana estas dificultades. Sistemas de Costos según la forma de concentración de los mismos Sistema de costos por órdenes específicas Características del sistema. Ensamble. Lotes. Línea de montaje. Clases. Combinaciones Se usa cuando la producción consiste en trabajos a pedido; también se utiliza cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de producción. Puede adoptarse cuando se puede identificar claramente cada trabajo a lo largo de todo el proceso desde que se emite la orden de fabricación hasta que concluye la producción. La demanda suele anticipar a la oferta. Enfatiza la acumulación de costos reales por órdenes específicas. La fabricación está planeada para proveer a los clientes de un determinado número de unidades, o a un precio de venta acordado. Se conoce el destinatario de los bienes o servicios antes de comenzar la producción. La unidad de costeo es la orden. Cada trabajo representa distintas especificaciones de fabricación. (período de tiempo para la fabricación, recorrido de la producción, máquinas a utilizarse, etc.) El costo del trabajo es una base para hacer una comparación con el precio de venta y sirve como referencia para las futuras cotizaciones de precios en trabajos similares. La producción no tiene un ritmo constante; por lo cual requiere una planeación que comienza con la recepción de un pedido, que suele ser la base para la preparación y emisión de la orden de fabricación. Permite conocer con facilidad el resultado económico de cada trabajo. Se puede saber el costo de cada trabajo en cualquier momento. Por lo tanto se simplifica la tarea de establecer el valor de las existencias en proceso. La determinación de los costos, aunque trabajosa, es sencilla de entender. Costos por clases o lotes: Son costos por órdenes que se fabrican en lotes claramente definidos. Luego se obtiene el costo unitario, dividiendo el total por la cantidad de unidades producidas. Ensamble y línea de montaje. Combinaciones: Hay empresas que fabrican piezas que son guardadas en un almacén de artículos semielaborados y compran otras para montar o ensamblar. En estos casos suelen emitirse órdenes de montaje, donde se indican los elementos que se van a ensamblar. El valor acumulado de esas órdenes se llama "costo de montaje" o "ensamble" y son una modalidad de los costos por órdenes. En algunas oportunidades comprenden sólo el costo de conversión, ya que los costos de materiales se incluyeron cuando se fabricaron las piezas (¿a mitad de camino entre órdenes y procesos?). Aprobación de los elementos La misma se manifiesta en la orden de producción, que es una autorización escrita para que los centros fabriles procedan a realizar un trabajo determinado. Dicha orden tiene que indicar: qué se hará quién lo hará cuándo se hará. Valuación de los productos en proceso y productos terminados Cuando un proyecto se prolonga más allá del cierre del ejercicio de una empresa es necesario determinar ingresos periódicos de alguna manera, aun cuando el proyecto no se haya terminado todavía. Un método para hacer esto es estimar el porcentaje de terminación del proyecto en términos de los costos en que se ha incurrido hasta la fecha con relación a los costos totales estimados 31

por todo el proyecto. Los ingresos pueden luego acumularse por la cantidad del porcentaje de terminación multiplicado por el precio total del contrato. Frecuentemente se hacen pagos parciales al contratista a medida que va cumpliendo el contrato. Estos pagos se reconocen como ingresos contra los cuales se cargan los costos incurridos hasta ese momento. Sistema de Costos por Procesos Características del sistema. Secuencial, paralelo, selectivo Se utiliza cuando el trabajo es repetitivo y especializado. Los bienes son fabricados para su almacenamiento, en provisión de una demanda que previamente se intentó promover. Enfatiza la acumulación de costos durante un período y por los centros a través de los cuales circulan los productos, para luego asignarse a éstos mediante prorrateos; o los costos unitarios se establecen en virtud de consumos normalizados. La unidad de costeo es el artículo. Puede utilizarse para uno o más productos. Los costos que se relacionan directamente con los productos, también se relacionan directamente con los procesos. Además de la naturaleza del diseño del producto y del proceso, la organización y distribución de la planta también determina la relación de los procesos entre sí, como por ejemplo, si se van a arreglar como procesos secuenciales o paralelos: Procesos paralelos: operan independientemente unos de otros. La producción de uno de estos procesos paralelos no se convierte en la materia prima ni en insumo para el otro.. Procesos secuenciales: es el que existe cuando un proceso recibe la producción de otro proceso. Valuación de la producción en proceso, productos terminados y de las mermas Los costos se asignan a la producción terminada o transferida y al inventario de trabajos en procesos cuando los materiales se agregan en la etapa de comienzo de procesamiento y bajo la suposición de que los costos de conversión se agregan en forma constante y uniforme a través del procesamiento. Al asignar los costos de conversión a los productos terminados y en proceso se hace en función del concepto de unidades equivalentes de producción. Desperdicio o merma: Es la pérdida de materia prima luego de un proceso. No tiene ningún valor contable o económico (ej.: evaporación en los procesos químicos). Están considerados dentro del costo normal. Hay dos formas de tratar el factor desperdicio: Los costos de producción incurridos durante el período pueden asignarse al material desperdiciado y acreditarse fuera de la cuenta de proceso directamente como pérdida o cargarse a costos indirectos de fabricación. Este método es conveniente cuando la merma producida es anormal; es decir que estas pérdidas no son un costo normal que debería asignarse a los productos. Sistema de costos conjuntos Concepto y características del sistema La producción conjunta es la que se da cuando existen en un mismo proceso productivo más de un producto, que deviene de la misma materia prima. Se trata de una unidad hasta un determinado proceso (punto de separación), a partir del cual surge más de un producto. Esto conlleva la obligación de valuar cada uno de ellos.

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Materia/s prima/s

El proceso conjunto incluye los tres elementos del costo. Además los costos de producción conjunta pueden ser históricos o estándares. Productos conexos o coproductos: Si la diferenciación se basa en las ventas relativas, son aquellos en que los ingresos por ventas de cada uno de los productos son casi iguales en cantidad, o al menos importantes en relación con los ingresos totales. Subproductos: Si la diferencia se basa en el nivel de ventas son los que generan un ingreso sensiblemente menor al de su producto conexo. Es pues el producto incidental obtenido durante el proceso del producto principal por el cual se ha logrado un valor relativo de venta en el mercado. Otro criterio que se aplica para hacer la distinción incluye los objetivos declarados del negocio, el patrón de utilidades deseado, la necesidad de un mayor grado de procesamiento antes de las ventas, y la seguridad de los mercados. Por ejemplo, un producto relativamente importante, con un mercado inseguro, podría clasificarse como un subproducto más que como producto conexo. Costeo de los productos múltiples, conexo o coproductos El objeto de la contabilidad de costos de los productos conexos es el de asignar una parte de los costos conexos totales a cada coproducto, de modo que puedan calcularse los costos unitarios de producto y prepararse el balance general. El problema radica en la asignación de los costos. En la práctica se emplean diversos métodos, entre los cuales los más comunes son: Todos los costos de producción incurridos durante el período pueden asignarse sólo a las unidades buenas producidas. Bajo este método, el incurrimiento de desperdicios aumenta el costo unitario y total de la producción. Es el método considerado apropiado cuando el desperdicio es inevitable o normal. El uso de este método presupone la existencia de una relación entre el precio y el costo, lo cual no implica que los costos del producto sean la base para fijar los precios. Por el contrario, los precios de los productos conexos tienden a basarse en la competencia, en los suministros en existencia, en las condiciones del mercado y en otras consideraciones. Valor de venta relativa de la producción: Multiplicando el número de unidades fabricadas por el precio de venta, se halla el valor de venta de la producción. La porción de los costos conexos totales asignada a cada producto es igual a la proporción entre el valor de venta de la producción de cada producto y el valor de venta de toda la producción.] Medición física de la producción: Los costos conexos se asignan a los productos conexos sobre la base de las unidades físicas de producción. Este método generalmente no puede emplearse cuando la producción consta de distintos tipos de unidades (líquidos y sólidos), a menos que se les pueda igualar. El uso de unidades de producción para asignar los costos conexos se justifica muy pocas veces. La premisa subyacente es que, puesto que los costos conexos no pueden realmente identificarse con productos específicos, los costos unitarios promedio son tan satisfactorios como cualquier otra base para la medición de los ingresos, siempre que se usen en forma consistente. 33

Medición del costo unitario promedio: No se hace ningún esfuerzo por calcular los costos separados para cada uno de los productos conexos. En su lugar, se calcula un costo promedio para todos los productos, que se usa para propósitos del costeo del inventario. Existe otro criterio para la valuación, que es el que se aplica cuando alguno de los productos precisa un proceso adicional. Cuando el producto múltiple se vende después del punto de separación su costo unitario sólo incluye, obviamente, la porción del valor que se le ha asignado. Si se procesa luego de ese punto, contiene esa parte y también los costos de los insumos agregados en el proceso adicional. Debido a esto puede suceder que no haya un precio de mercado en el punto de separación. Entonces hay que establecerlo partiendo del precio de venta del artículo, menos los costos de los procesos posteriores al punto de separación, los gastos de comercialización y la eventual porción proporcional de la utilidad correspondiente a los procesos posteriores. Se deduce así, en teoría, el valor de mercado de cada uno de los productos múltiples. Costeo de los subproductos Se supone que por lo menos uno de los productos que constituyen la producción de la empresa tiene importancia secundaria con relación a los ingresos derivados de las ventas relativas o de cualquier otro criterio que se aplique. Si los ingresos derivados del producto secundario son casi insignificantes, el producto se llama material de desecho o sobrante. Otros artículos tangibles que surgen del proceso de producción pero que no tienen ningún valor son los llamados desperdicios. El método de contabilidad de los subproductos supone que el producto secundario tiene algún valor en el mercado. Por lo tanto, el método tiene aplicación cuando el valor comercial del producto secundario es bastante importante, pero no tan importante como el valor de venta del producto o productos principales; y también cuando el valor de venta del producto secundario es relativamente menor. El valor estimado en el mercado o de venta del producto secundario se deduce del costo de producción total incurrido para la producción de todos los artículos, principales y secundarios. Esta cantidad residual se asigna luego al producto o productos principales, empleando el método de los costos conexos si existen coproductos. El producto secundario se asienta en el inventario a su valor comercial estimado. Las alternativas para la valuación de los subproductos son las siguientes: Método del rendimiento estándar: Los costos de las materias primas y procesos se asignan a los productos conexos sobre la base de rendimientos estándar. El subproducto no afecta el costo de producción del artículo del cual deriva y, por ende, de la línea de productos por la que se comercializa, puesto que su resultado se registra en una línea especial. El subproducto no afecta el costo de producción del artículo del cual deriva, pero el monto de su facturación se agrega al de entregas de la línea por la que se comercializa el artículo principal, y sus gastos de comercialización se añaden también a los del artículo principal. El subproducto no afecta el costo de producción del artículo del cual deriva, pero el resultado neto de su entrega se deduce del consto de entregas de la línea por la cual se comercializa el artículo principal. El precio de mercado neto del subproducto se deduce del costo de producción del artículo principal, creando una subcuenta especial en el centro productor. El precio de mercado neto del subproducto se deduce de la subcuenta Materia Prima del artículo principal. Sistemas de costos según el tratamiento de los costos fijos Costeo variable Definición de conceptos básicos. Separación en costos fijos y variables Bajo este sistema se afirma que los costos fijos de producción se relacionan con la capacidad instalada y ésta, a su vez, está en función dentro de un período determinado, pero jamás con el volumen de producción.

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El hecho de contar con una determinada capacidad instalada genera costos fijos que, independientemente del volumen que se produzca, permanecen constantes en un período determinado; por lo tanto, lo costos fijos de producción no están condicionados por el volumen de ésta, ya que no son modificables por el nivel en el cual se opera; de ahí que para costear bajo este método se incluyan únicamente los costos variables; los costos fijos de producción deben llevarse al período, lo que trae aparejado que no se le asigne ninguna parte de ellos al costo de las unidades producidas. Para valuar los inventarios, sólo contempla los costos variables. Este sistema de costeo se concentra principalmente en el margen de contribución, que es el exceso de ventas sobre los costos variables. Cuando se expresa como un porcentaje de las ventas, el margen de contribución se conoce como índice de contribución o índice marginal. Bajo este sistema, la utilidad está correlacionada con las ventas y no es afectado por el nivel de producción. Discusión y aspectos doctrinarios Los críticos a este sistema sostienen que los costos fijos, como los variables, se registran para fabricar productos y por lo tanto deben aplicarse a tales productos. La exclusión de los costos fijos de fabricación de los inventarios afecta al balance general así como al estado de resultados. Los oponentes al sistema de costeo variable afirman que esto produciría un balance general todavía más conservador y menos realista que el que se prepara en la actualidad. Aunque los costos directos son importantes en las decisiones para fijar precios a corto plazo, los oponentes del sistema señalan que este método crea una tendencia a dejar de lado la necesidad de recuperar los costos fijos mediante el precio del producto, ya que la continuidad a largo plazo depende de la reposición de los activos. También se le ha criticado a este sistema su extrema simplificación: los costos variables casi nunca son totalmente variables, así como rara vez los costos fijos son totalmente fijos. Ventajas y limitaciones en su aplicación El subproducto es sometido a un proceso adicional antes de su comercialización. Ventajas: Tiende a ofrecer un mayor control sobre los costos del período. Es particularmente útil en las decisiones para fijar precios a corto plazo Facilita la planeación, mediante el uso del modelo costo-volumen-utilidad (ver punto de equilibrio) Elimina fluctuaciones de los costos por efecto de los diferentes volúmenes de producción. Elimina el problema de elegir bases para prorratear los costos fijos, ya que su distribución es subjetiva. Facilita la rápida evaluación de los inventarios, al considerar sólo los costos variables, los cuales son medibles. Suministra un mejor presupuesto de efectivo, debido a que normalmente los costos variables implican desembolsos. Muestra claramente cuando un artículo deja de ser remunerativo. En una empresa donde aún no funciona ningún sistema de costos, este método es más fácilmente implantable que el integral. Su economicidad no ofrece dudas. Limitaciones: Dificultad para establecer una perfecta división entre costos variables y fijos Linealidad en el comportamiento de los costos El precio de venta, los costos fijos dentro de una escala relevante y el costo variable por unidad permanecen constantes. Permite conocer el precio inferior, pero no el precio a conseguir, el precio de venta verdadero. El valor de los inventarios de existencias en proceso y terminadas no es representativo del patrimonio real de un negocio. Esta subvaluación puede acarrear inconvenientes en la obtención de créditos. 35

En épocas de control de precios, las empresas necesitan conocer el costo unitario integral. Entorpece el cálculo de los costos de ociosidad y de iniciación, cuando estos hechos afectan sólo a una parte de una empresa, puesto que se desconocen los costos fijos totales de cada centro. Los costos como herramienta de control de la dirección El costeo variable ayuda a los empresarios a comprender que son las ventas las que generan las utilidades, y no el proceso industrial. Los estados de resultados por líneas de productos son más fáciles de entender por los gerentes; al no estar oscurecidos por las sobre y subabsorciones, concentran la atención del lector sobre los aspectos controlables del negocio. Familiariza a los empresarios con el punto de equilibrio, y los acerca a esta herramienta. El costeo variable muestra claramente cuando un artículo deja de ser remunerativo. Es útil a la hora de tomar cualquier decisión conducente al incremento de las utilidades. Costeo integral por absorción Definición de conceptos básicos Este sistema trata de incluir dentro del costo del producto todos los costos de la función productiva, independientemente de su comportamiento fijo o variable. El argumento en que se basa dicha inclusión es que, para llevar a cabo la producción, se requiere de ambos. El uso de este sistema implica aplicar la totalidad de las cargas fabriles mensuales a la producción realizada en ese lapso. Ello da lugar a la paradoja de tener costos elevados en períodos de bajo volumen y costos reducidos en meses de alta producción. Para valuar los inventarios, considera tanto los costos variables como los fijos. Bajo este sistema, la utilidad es afectada por la producción, así como por las ventas. Ventajas y limitaciones de su aplicación Ventajas: Permite medir la incidencia de cambios bruscos en los costos fijos, Permite conocer y precisar la incidencia de los gastos de estructura en los costos unitarios. Limitaciones: No ofrece demasiado control sobre los costos del período. Al darle mayor importancia a las utilidades contables a largo plazo que a las utilidades en efectivo, no es especialmente útil para la fijación de precios a largo plazo, caso en el cuál son más adecuados los datos de las utilidades en efectivo. En industrias con productos múltiples impide formular una inteligente estrategia de precios, al no poder discernir los datos del problema con suficiente exactitud. Relación de ambos sistemas de costeo (Variable vs. Absorción) para brindar información con fines diferentes Bajo el método de costeo absorbente las utilidades pueden ser cambiadas de un período a otro con aumentos o disminuciones de inventarios. Esta diferencia, según el método de costeo utilizado, puede dar lugar a diversas situaciones, a saber: SITUACIÓN Volumen de ventas > volumen de producción Volumen de ventas < volumen de producción Volumen de ventas = volumen de producción La diferencia sustancial residen en cómo considerar a los costos fijos de producción: si costos de productos o del período, lo que origina diferentes valuaciones en los inventarios y, por lo tanto, en la utilidad. Punto de equilibrio Concepto, utilidad, limitaciones El diagrama de punto de equilibrio o diagrama de beneficios es una artificio gráfico donde se representan las cifras de entregas y las de los costos variables y fijos, que destaca las utilidades ante distintas alternativas de volumen. En definitiva revela la utilidad estimada que 36

se obtendrá con distintos volúmenes de ventas, así como las ventas mínimas para no sufrir pérdidas. Es una herramienta útil para efectuar vaticinios de ganancias a corto plazo en función del volumen de ventas, ya que permite presupuestar fácilmente los gastos correspondientes a cualquier nivel a que opere el negocio. Todo nivel ubicado a la derecha del punto de equilibrio provee utilidades, mientras que los que se hallan a la izquierda no alcanzan a recuperar los costos totales. Cuanto más a la izquierda se encuentra el punto de equilibrio, más favorable es la situación. (si está más a la izquierda, también está más arriba) Este diagrama puede prepararse para un artículo en particular, para una línea de bienes, para una zona o agencia de ventas, para un canal de distribución o para una compañía. Volumen de ventas normal: es el que provee a la empresa las utilidades que necesita para hacer frente a las vicisitudes de la vida económica. Volumen de ventas en el punto de equilibrio: indica cuál es la cantidad mínima que debe comercializarse para no entrar en la zona de pérdidas. Margen de seguridad: Es el porcentaje en que pueden descender los ingresos antes de que se empiece a operar con pérdidas. Una compañía debe operar a un nivel superior al punto de equilibrio para poder reponer su equipo, distribuir sus dividendos y tomar providencias para su expansión. Las limitaciones del diagrama de beneficio son las que siguen: Supone que los costos fijos se mantienen invariables, aunque se produzcan cambios bruscos en el nivel de actividad. Supone que la mano de obra directa unitaria permanece estática ante cualquier contingencia de volumen, Supone que el grado de eficiencia con que se opera es constante. Supone que la capacidad productiva se aprovecha siempre en el mismo grado. Supone que las especificaciones técnicas y los estudios de tiempos no se actualizan. Supone que las funciones son lineales y que cada uno de los factores es independiente de los otros (los precios, en condiciones de competencia imperfecta, tienden a reducirse a medida que se incrementa el volumen). Al asumir linealidad de las relaciones el nivel de producción más rentable se encontraría en el límite máximo de capacidad fabril. Es poco útil para analizar una compañía en conjunto, si eso se hace en virtud de cifras globales. Puede caerse en errores si el volumen de producción no está sincronizado con el de ventas. Las acumulaciones de existencias tergiversan los resultados. Para usarlo como herramienta en la toma de decisiones tiene que estar permanentemente actualizado. Planeamiento de resultados El modelo costo-volumen-utilidad ayuda a la istración para determinar las acciones que se deben tomar con la finalidad de lograr cierto objetivo, que en el caso de las empresas con fines de lucro, es llamado utilidad o resultado. Las utilidades deberían ser suficientes para remunerar al capital invertido en la empresa. La forma de calcular el volumen de ventas necesario para alcanzar un determinado resultado es simple:

Análisis marginal Técnica basada en la contribución marginal; se basa en la contribución que da cada artículo a la utilidad final de la empresa. Estudia la interrelación que existe entre 3 factores fundamentales, que determinan los beneficios: precio de venta costo fabril, comercial y financiero. volumen de producción 37

Costo predeterminado Costos estimados Introducción. Presupuesto de materiales, mano de obra y carga fabril El costo estimado es la cantidad que, según la empresa, costará realmente un producto o la operación de un proceso durante cierto período. Son costos predeterminados; representan costos reales, futuros, que se espera coincidan lo más estrechamente posible con los resultantes. Frecuentemente se basa en algún promedio de costos de producción real de períodos anteriores ajustados para reflejar los cambios de condiciones económicas, eficiencia, etc. que se anticipan para el futuro. También puede basarse en las estimaciones de especialistas. Por lo general incluyen una cantidad que refleja los desperdicios y deficiencias que se anticipan y que aumentan los costos unitarios y totales. Los costos estimados se utilizan en los casos en que se opera con órdenes especiales y que se caracterizan por realizar tareas de tal importancia que el cumplimiento de cada una de ellas exige un tiempo considerable. Los presupuestos para cada elemento del costo se realizan de la siguiente manera: Materia prima: El presupuesto se hace a los precios de mercado del día o los precios que, se supone, regirán en el momento en que se efectúe el trabajo. Mano de obra directa: El presupuesto surge de multiplicar los tiempos asignados a cada operación por los salarios respectivos. Carga fabril: El presupuesto debe calcularse en virtud de las cifras históricas actualizadas y en función de un determinado volumen de trabajos, tasados mediante el módulo "jornales directos". Contabilización. Sistema de cuentas. Valuación del inventario de productos en proceso. Cálculo y disposición de las variaciones Todos los movimientos se calculan y contabilizan a costos históricos actualizados (consumos valorizados a costos corrientes) ya que este sistema de costos sólo se emplea en forma extracontable, como pauta de comparación. Un saldo deudor de la cuenta Productos en Proceso representa el valor de las órdenes en proceso al término de cada período, calculado también a costos histórico actualizado. Costos estándar Introducción. Terminología. Clasificación de los estándares. Requisitos de implantación Es el costo que "debería ser" en condiciones normales. Son costos predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Este sistema consiste en establecer los costos unitarios de los artículos procesados en cada centro, previamente a la fabricación, basándolos en métodos más eficientes de elaboración y relacionándolos con un volumen dado de producción Son lo contrario de los costos reales. Estos últimos son costos históricos que se han incurrido en un período anterior. Los costos estándar se determinan con anticipación a la producción. Cuando se usa un sistema de costos estándar, tanto los costos estándar como los reales se reflejan en las cuentas de costos. La diferencias entre el costo real y el estándar se llama variación. Las variaciones indican el grado en que se ha logrado un determinado nivel de actuación establecido por la gerencia. Los costos estándares forman parte de las necesidades que tiene el empresario de información para la toma de decisiones. Cuanto mejor realizados estén los estudios atinentes, más útil será la herramienta, y por tanto habrá mayores posibilidades de tomar la mejor decisión. Máximo teórico de producción Máximo normal Nivel de producción esperado Los requisitos para la implantación de costos estándar son: Definición de los niveles de producción 38

Departamentalización de la empresa, donde cada uno de los centros actúa como una empresa individual. Definición del plan de cuentas analítico que habilite el juego entre presupuesto y real. Elección del tipo de sistema a utilizar. Determinación minuciosa de las especificaciones del producto en cada etapa. Distribución correcta de la carga fabril Fijación del volumen de fabricación (decisión empresaria). Los tipos de estándares son: Ideales o teóricos: son normas rígidas que en la práctica nunca pueden alcanzarse. Una de sus ventajas es que pueden usarse durante períodos relativamente largos sin tener que cambiarlas o adecuarlas. Sin embargo la conducta perfecta rara vez se logra, por lo cual las normas ideales crean un sentido de frustración. Promedio de costos anteriores: Tienden a ser flexibles; pueden incluir deficiencias que no deben incorporarse a las normas. Pueden establecerse con relativa facilidad. Regulares: Se basa en las futuras probabilidades de costos bajo condiciones normales. En realidad tienden a basarse en promedios pasados que han sido ajustados para tomar en cuenta las expectativas futuras. Una ventaja es que no requieren ajustes frecuentes; pueden ser útiles en la planificación a largo plazo y en la toma de decisiones. Son menos aconsejables desde el punto de vista de medición de la actuación y la toma de decisiones a corto plazo. Determinación de estándares físicos de cada elemento del costo Alto nivel de rendimiento factible: Incluyen un margen para ciertas deficiencias de operación que se consideran inevitables. Es posible alcanzar o sobrepasar las normas de este tipo mediante una actuación efectiva. Estas normas suponen la existencia de una adecuado planeamiento de materiales, así como procedimientos de control y el uso de materiales cuyo diseño, calidad y especificaciones están estandarizados. Los márgenes de deterioro deben incluirse en las normas sólo por cantidades que se consideren normales o inevitables. Los desperdicios que sobrepasan estos márgenes se consideran como una variación del uso de los materiales. Materia prima: Los estándares deben incluir todos los materiales que pueden identificarse directamente con el producto. Por lo general, las cantidades estándar son desarrolladas por profesionales y están formadas por los materiales más económicos de acuerdo con el diseño y calidad del producto. Cuando se requieren muchas clases distintas de materiales se confecciona la llamada lista estándar de materia prima. Generalmente se usan promedios de actuaciones pasadas como normas de tiempo. Algunas compañías utilizan tirajes de prueba como base para establecer normas de tiempo de mano de obra. Las normas establecidas sobre esta base no suelen ser satisfactorias, ya que es difícil simular las condiciones de operación reales sobre una base experimental. Mano de obra directa: Las asignaciones de producción estándar pueden basarse en una determinación de lo que representa un buen nivel de actuación. Frecuentemente se emplean los estudios de tiempo y movimientos para determinar las normas de mano de obra; o bien se recurre a normas sintéticas. Éstas se basan en tablas que contienen la asignación de tiempo estándar para varios movimientos y otros elementos que intervienen en un trabajo. Las normas de tiempo sintéticas requieren una descripción del trabajo muy cuidadosa y detallada. La mayor utilidad de esta tasa de costos indirectos de fabricación estándar está en el costeo y planificación de productos. Por lo general, las cargas fabriles variables se colocan deliberadamente en relación directa con los productos mediante el uso de una tasa al efecto. La carga fabril fija consta principalmente del costo vencido de las máquinas e instalaciones en que incurrirá la empresa independientemente del nivel productivo. Por lo tanto el uso de estándares en este caso carece de significado para propósitos de control de las operaciones. Determinación de estándares monetarios de cada elemento del costo. Efecto de la inflación 39

Carga Fabril: Se determinan y se usan casi en la misma forma que las normas para las materias primas. Materia prima: el tipo de estándares depende de la política de la gerencia; puede basarse en precios promedio recientes y pasados, en precios actuales, o en precios esperados para el período en el cual las normas tendrán vigencia. Además, como son particularmente útiles para la toma de decisiones a corto plazo, muchas empresas prefieren atenerse a los futuros cambios de precio, sobre todo en una época inflacionaria. En general, las variaciones de las tasas salariales de mano de obra no son controlables. Sin embargo, si la tasa real se basa en un acuerdo por contrato, puede producirse una variación de la tasa como resultado del uso de mano de obra de mayor o menor calidad que lo previsto por la norma. Pueden existir varias clases distintas de costos unitarios de mano de obra. Las tasas salariales pueden basarse en distintas habilidades o experiencia, o en ambos factores. Cuando las tasas salariales se determinan mediante convenios sindicales, es práctico reconocer que la tarifa así establecida es, en esencia, la tarifa estándar. Mano de obra directa: Para establecer estos estándares es necesario conocer las operaciones que se van a realizar, la calidad de la mano de obra que se desea y la tasa promedio por hora que se espera pagar. La tasa salarial por hora puede basarse en convenios sindicales. La pérdida debida a capacidad ociosa se presenta cuando la actividad de producción no es suficiente para absorber todos los costos indirectos de fabricación incurridos. Determinación del nivel de actividad estándar Capacidad práctica: Representa el nivel de producción que, para cualquier propósito práctico, es el nivel máximo factible. La diferencia entre la capacidad máxima y la normal radica en los factores estimados inevitables. Capacidad normal: Representa el nivel de operaciones normal de períodos anteriores. Se basa en la capacidad para producir y vender. Capacidad presupuestada: Es el nivel de actividades para el período siguiente sobre la base de las ventas esperadas. El nivel normal de producción es el resultado de computar 3 factores: Carga Fabril: Es una norma expresada en $/hh o en $/hm, o como un porcentaje de los costos de mano de obra directa o costos de producción. Tiempo de trabajo, que representa el promedio de días o turnos que funciona cada centro en un mes. Horas de labor normales diarias. Volumen horario normal. Valorización de las existencias en proceso y terminadas. Cuando se produce un cambio en los estándares es necesario revalorizar los inventarios. Generalmente, es conveniente costear los inventarios según las normas antiguas y las nuevas, de modo que las ganancias o pérdidas descubiertas al efectuar la revisión de las normas no desaparezcan en las cuentas de variaciones. La diferencia se carga a una cuenta especial. Bien se trata de artículos semiterminados o terminados, o de materias primas sin procesar, los inventarios de cada sector deben valorizarse a costos estándares. La producción terminada por un centro puede tener 3 destinos: otra área productora un almacén de artículos semiprocesados almacén de productos terminados. Estas transferencias deben estar debidamente documentadas para asegurar la correcta contabilización de los movimientos. Mecanismo de contabilización Existen 3 procedimientos para registrar los consumos en la contabilidad de costos estándar: Los elementos del costo se imputan a los centros fabriles a los precios vigentes al fin de cada mes, mientras que las existencias en proceso y los productos terminados se acreditan a costo

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estándar. El saldo de las cuentas de fábrica, luego de ajustados los costos del proceso inicial, representa la variación del mes, que se cancela por cuentas de resultados. Los elementos del costo se debitan a Productos en proceso, calculados a precios estándares. Los inventarios en proceso y los bienes terminados se valúan a costos estándares. Las variaciones resultantes se saldan por cuentas de resultados. La cuenta Productos en Proceso se debita a precios resultantes y estándares, acreditando los stocks en proceso y los artículos terminados a costos resultantes y estándares. Papel del sistema de costos estándar en el control de la eficiencia de la carga fabril en el proceso de presupuestación y en la toma de decisiones Las normas o estándares de costo pueden ser un instrumento importante para la evaluación de la actuación. Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reducción de costos concentrando la atención en las áreas que están fuera de control. Los costos estándar son útiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas requiere una planificación cuidadosa en áreas como la e de la organización, asignación de responsabilidades y las políticas relacionadas con la evaluación de la actuación. Los costos estándar son útiles en la toma de decisiones, sobre todo si se diferencias los costos fijos y variables y si los precios de los materiales y las tarifas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el período siguiente. Los costos estándar pueden dar como resultado una reducción en el trabajo de oficina. La contabilidad de costos se ocupa de la clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Se clasifican los costos de acuerdo a patrones de comportamiento, actividades y procesos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos o segmentos del negocio. En general, los costos que se reúnen en las cuentas sirven para tres propósitos generales: Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). Ofrecer información para el control istrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). Proporcionar información para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales). Control constituye la gestión para el cumplimiento de las metas propuestas, mientras que reducción de costos se refiere al esfuerzo orientado a lograr una disminución en los niveles o magnitud de los costos. El costo de la calidad de un producto representa el trabajo que requiere la identificación y istración de las erogaciones necesarias para mantener un adecuado grado de calidad, es decir, la fiscalización del cumplimiento de las normas de su diseño y sus especificaciones. Costo: esfuerzo destinado a lograr un objetivo determinado. La expresión objetivo determinado abarca todas las circunstancias o funciones que generan costos. Ejemplo: de producción, de istración, económico, etc. La resolución Técnica Nº 10 expresa: Concepto de ganancia. La contabilidad es una disciplina técnica, consistente en un sistema de información destinado a constituir una base importante para la toma de decisiones y el control de la gestión, aspectos en los cuales resulta relevante el concepto de ganancia o, en términos más amplios, de resultados Para el cumplimiento de esos objetivos se considera apropiado adoptar como concepto de ganancia o beneficio proveniente de las operaciones de intercambio el de la diferencia entre el ingreso que obtiene el ente por la venta de su producto (bien o servicio) y el costo corriente de los insumos empleados en su producción y comercialización (medidos en términos del mismo 41

momento de la venta). Según este concepto, el costo es un valor del momento a que se refiere su medición y no de un momento anterior o posterior. Además de los resultados de las operaciones de intercambio así calculados, se considera adecuado reconocer – para una mejor satisfacción de los objetivos de los estados contables – los resultados de los acontecimientos internos o externos a la empresa o circunstancias del mercado que originen acrecentamientos, revalorizaciones y desvalorizaciones en términos reales, o sea, netos del efecto de los cambios en el nivel general de precios. Costo de adquisición o producción. El costo de un bien es el necesario para ponerlo en condiciones de ser vendido o utilizado, según corresponda en función de su destino. El costo representa la suma de erogaciones, es decir, el costo inicial de un activo o servicio adquirido se refleja en el desembolso de dinero en efectivo y otros valores. Además del precio de adquisición de un activo, se puede incurrir en otros costos preliminares para permitir que el activo rinda los servicios esperados. Un negocio incurre en costos con el propósito de obtener ingresos. La utilidad del negocio se basa en la relación que existe entre el ingreso bruto y los costos. Una función importante de la contabilidad de costos es la de asignar costos a los productos fabricados y comparar estos costos con el ingreso resultante de su venta. Los costos son la resultante de la integración de sus tres elementos: Materiales: insumo físico aplicado a la producción de un bien o servicio, pudiendo conservar o no, sus propiedades originales. Mano de obra: esfuerzo humano destinado a la producción de un bien o servicio. Costos indirectos de fabricación: otras partidas o insumos que, además de los indicados, demanda la producción de un bien o servicio. El adjetivo "directo" indica la relación de los elementos del costo con el producto que se está fabricando. Los materiales directos son las materias primas que físicamente se convierten en parte del producto terminado. La mano de obra directa representa el costo de los servicios de los obreros que trabajan directamente con el producto mismo, y no el costo del personal de supervisión o de otro tipo de trabajo que tenga relación indirecta con el producto. Los gastos generales de fabricación incluyen todos los costos relacionados con la producción de fábrica a excepción de materias primas o mano de obra directa. Se pueden restringir a tres categorías: Materiales indirectos: aceites, lubricantes, materiales de limpieza, suministros de mantenimiento y reparaciones, etc. Mano de obra indirecta: salarios de supervisores, empleados, guardianes, personal de mantenimiento, etc. Gastos generales de fábrica: depreciación del edificio y equipo de fábrica, seguro de la fábrica, alquiler, impuestos, servicios públicos, etc. ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Fabricar es consumir o transformar insumos para la producción de bienes o servicios. La fabricación es un proceso de transformación que demanda un conjunto de bienes y prestaciones, denominados elementos, y son las partes con las que se elabora un producto o servicio: Materiales directos Mano de obra directa Gastos indirectos de fabricación. La registración de estos elementos consta de dos partes: Concentración de los costos por elementos (el debe de la cuenta) Transformación de los elementos por su incorporación a los procesos (haber de la cuenta). La istración, planeamiento y control hacen a otra función: la coordinación, que está especialmente referida a: Número y calidad de las partes componentes. Niveles de inventarios (recursos físicos) o de disponibilidad (recursos humanos). Políticas de compras o aprovisionamiento y de contratación. 42

Esquemas de costos. Costo primo: o primer costo, compuesto por la suma: MATERIALES + MANO DE OBRA. Costo de conversión: MANO DE OBRA + COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN. Costo de producción: MATERIALES + MANO DE OBRA + COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN. MAT. PRIMA

M.O.D.

C.I.F.

C.D.

UTILIDADES

BONIFICAC.

Costo primo Costo de conversión Costo de producción Costo total Precio neto Precio bruto Otra distinción importante es: Gastos: partidas o conceptos que demanda un proceso de producción y venta. Se considera un resultado negativo del período al cual corresponden (gastos de istración, que no se activan). Costos: partidas o conceptos consumidos por la producción de un bien o la prestación de un servicio. Son activables hasta el período de su venta, en el que se transforman en un resultado negativo, que comparado con el ingreso que genera la venta, determina la utilidad bruta. Los devengamientos activables son un costo y los que no reúnen esta condición constituyen un gasto. La RT 10 define al costo de adquisición o producción como: El costo de un bien es el necesario para ponerlo en condiciones de ser vendido o utilizado, según corresponda en función de su destino. Por lo tanto, incluye la porción asignable de los costos de los servicios externos e internos necesarios para ello (por ejemplo: fletes, seguros, costos de la función de compras, costos del sector producción), además de los materiales o insumos directos e indirectos requeridos para su elaboración, preparación o montaje. Las asignaciones de los costos indirectos deben practicarse sobre bases razonables que consideren la naturaleza del servicio adquirido o producido y la forma en que sus costos se han generado. Esta definición supone adoptar el concepto de costo integral o por absorción. En el largo plazo, todos los costos tienen el mismo destino: resultado negativo. La diferencia radica en el período en que se imputan como resultados, por haberse consumido su potencialidad de servicio. Mientras posean capacidad de generar un ingreso – a través de la venta – constituyen un activo. En cambio, los gastos son conceptos o desembolsos que se agotan en el mismo ejercicio de su devengamiento, y en consecuencia no tienen capacidad para generar ingresos futuros. Costos, gastos y pérdidas: Los costos representan una porción del precio de adquisición de artículos, propiedades o servicios, que ha sido diferida o que todavía no se ha aplicado a la realización de ingresos (activo fijo e inventarios). Los gastos son costos que se han aplicado contra el ingreso de un período determinado (salarios de oficina). Las pérdidas son reducciones en la participación de la empresa por las que no se ha recibido ningún valor compensatorio, sin incluir los retiros de capital (destrucción de una planta por huracán o incendio). La utilidad del período se deriva de la siguiente fórmula: U = V – r - e Donde, U = utilidad V = ventas r = costos del producto 43

e = costos del período Los costos del producto son los costos de fábrica que se asignan a las utilidades producidas, se cargan a los inventarios y se convierten en gastos después de venderse los productos; hasta entonces se mantienen cuentas en inventario y aparecen en el balance y no en el estado de resultados. Los costos del período o gastos, no corresponden al proceso mismo de la fabricación y se cargan a cada período a medida que se producen. En general, cuanto mayor sea la proporción de costos totales asignados a los productos, más preciso será el proceso de igualación para medir la utilidad. Las razones por las cuales los costos que no son de fabricación se excluyen de los productos son: Los costos que no son de fabricación no se identifican tan fácilmente con los productos, como los costos de fabricación. Los gastos que no son de fabricación suelen producirse en algún momento después de haberse fabricado e inventariado los productos. Los costos que no son de fabricación tienden a permanecer relativamente constantes de un período a otro, o al menos no fluctúan en relación con los niveles variables de producción de la fábrica. Si se trataran los costos que no son de fabricación como costos de producto que pueden inventariarse, se obtendría como resultado un aumento en los valores del inventario. La determinación del costo de los productos es uno de los tres objetivos de la contabilidad de costos. A falta del sistema de contabilidad de costos, es necesario considerar los inventarios físicos iniciales y finales para determinar cuáles, entre los costos de productos incurridos durante el período, son asignables a las ventas y cuáles se aplican a las existencias no vendidas. Factores importantes en un sistema de costos: Hacer un inventario físico es costoso y requiere bastante tiempo. Aún si se hace un inventario físico, la ausencia de datos acerca del costo del producto requiere estimaciones de costos, para valorizar los inventarios. En estos casos, usualmente se utiliza la técnica de estimar los inventarios finales sobre la base de un supuesto índice de utilidad bruta aplicado a las ventas. El uso de este índice de utilidad bruta estimada puede conducir a serios errores de cálculo. La verdadera utilidad bruta puede diferir de la estimada debido a fluctuaciones en los precios de venta y en los costos en la mezcla de productos vendidos, es decir, algunos productos pueden lograr una utilidad bruta superior o inferior al promedio de la compañía. CLASIFICACIONES DEL COSTO Clasificación primaria del costo. Los desembolsos pueden gastarse o compararse con los ingresos en el período en el cual se producen (gastos que no son de fábrica: mercadotecnia, venta, distribución, gastos istrativos. Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo, gastos o cargos diferidos u otros activos, y después depreciarse, amortizarse o agotarse. Tales cargos son: "Gastados" en el período incurrido si no se relacionan con la producción. "Inventariados" como costo de producto si no se relacionan con la producción, o más bien, con funciones que no son de fabricación (depreciaciones). Los desembolsos pueden ser inventariados o tratados como costos de productos que, cuando sean vendidos, se convertirán en el renglón de costos de artículos vendidos en el estado de resultados. CLASIFICACIÓN Y COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS. De acuerdo con la función en que se incurren: De producción: son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: materia prima (costo de los materiales integrados al producto), mano de obra (que interviene directamente en la transformación del producto) y gastos de fabricación

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indirectos (intervienen en la transformación del producto, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa). De distribución o venta: son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor. De istración: se originan en el área istrativa. Con relación al volumen de actividad: es decir, su variabilidad: Variables: mantienen una relación directa con las cantidades producidas, son proporcionales al volumen de trabajo (materiales, energía). Semivariables: en determinados tramos de la producción operan como fijos, mientras que en otros varían y, generalmente, en forma de saltos (pasar de un supervisor a dos supervisores); o que están integrados por una parte fija y una variable (servicios públicos). Fijos: (estructurales) en períodos de corto a mediano plazo, son constantes, independientes del volumen de producción (alquiler de la fábrica, cargas sociales de operarios mensualizados). Existen dos categorías: Costos fijos discrecionales: son susceptibles de ser modificados (sueldos, alquileres). Costos fijos comprometidos: no aceptan modificaciones, son los llamados costos sumergidos (depreciación de la maquinaria) Según su identificación con alguna unidad de costeo: Directos: se pueden relacionar o imputar, independientemente del volumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los que física y económicamente pueden identificarse con algún trabajo o centro de costos (materiales, mano de obra, consumidos por un trabajo determinado). Indirectos: no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino sólo parcialmente mediante su distribución entre los que han utilizado del mismo (sueldo del gerente de planta, alquileres, etc.). Un costo que es directo para una sección puede ser indirecto para otra. Los costos se convierten en asignados, puesto que deben asignarse, cargarse o aplicarse a productos, procesos, trabajos u otras secciones del negocio. La asignación de los costos indirectos implica el uso de una base o índice que refleje la manera en que se utiliza el costo indirecto en secciones distintas. Puesto que la selección de una determinada base para asignar los costos a menudo es cuestión de criterio, cuanto mayor sea la proporción de costos totales que puedan clasificarse como directos, tanto más precisos serán los costos. Los antecedentes doctrinarios coinciden en que la diferencia entre costos directos e indirectos es la posibilidad o conveniencia de su identificación con alguna unidad de costeo. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados. Históricos: se incurrieron en un determinado período. Predeterminados: son los que se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar los presupuestos. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: Del período: se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios. Del producto: se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, sin importar el tipo de venta (a crédito o al contado). Los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un período determinado, quedarán como inventariados. Según el grado de control: Controlables: las decisiones permiten su dominio o gobierno por parte de un responsable (nivel de producción, stock, número de empleados). Es decir, una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. No controlables: no existe la posibilidad de su manejo por parte de un nivel de responsabilidad determinado (costo laboral). La controlabilidad se establece en orden a las atribuciones del responsable. A mayor nivel jerárquico existe un mayor grado de variables bajo su control. Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos. 45

Estos costos son los fundamentos para diseñar contabilidades por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control istrativo. Según su cómputo: Costo contable: sólo asigna las erogaciones que demanda la producción de un bien: materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación. Costo económico – técnico: computa todos los factores utilizados. Agrega otras partidas que si bien no tienen erogación, sí son insumos o esfuerzos que tienen un valor económico por su intervención en el proceso: el valor locativo del inmueble propio, la retribución del empresario y el interés del capital propio. No significan egresos periódicos, sí son ingresos medidos en términos de costo de oportunidad, que se renuncian a percibir por ser utilizados en provecho del propio titular de dichos factores. El costo es unidad de medición de esfuerzo de los factores de la producción destinados a satisfacer necesidades de la humanidad y generar ingresos para la empresa. La teoría general de los costos debe abarcar todos los procesos o etapas de la actividad, que crean riquezas y agregan valor, y es de aplicación en cualquier sistema político: capitalista, socialista, etc. De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones: Relevantes: se modifican o cambian de acuerdo con la opción que se adopte, también se los conoce como costos diferenciales, por ejemplo: cuando se produce la demanda de un pedido especial existiendo capacidad ociosa. En este caso, la depreciación del edificio permanece constante, por lo que es un elemento relevante para tomar la decisión. Irrelevantes: son aquellos que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegido. De acuerdo con el tipo de costo incurrido: Desembolsables: implicaron una salida de efectivo, por lo cual pueden registrarse en la información generada por la contabilidad. De oportunidad: se origina al tomar una determinada decisión, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opción. El costo de oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que fueron rechazadas al tomar una decisión, por lo que nunca aparecerán registradas en los libros de contabilidad. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad: Diferenciales: son aquellos aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variación en la operación de la empresa: Costos decrementales: cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operación. Costos incrementales: cuando las variaciones en los costos son ocasionados por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa Sumergidos: independientemente del curso de acción que se elija, no se verán alterados. De acuerdo con su relación a una disminución de actividades: Evitables: son aquellos plenamente identificables con un producto o departamento, de tal forma que si se elimina el producto o departamento, estos costos se suprimen. Inevitables: son los que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa. Características de los costos fijos. Controlabilidad. Son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa. Están relacionados estrechamente con la capacidad instalada. Están relacionados con un nivel relevante. Permanecen constantes en un amplio intervalo. Regulados por la istración. Están relacionados con el factor tiempo. Son variables por unidad y fijos en su totalidad. Características de los costos variables. Controlabilidad. Son controlables a corto plazo. Son proporcionales a una actividad. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad. 46

Están relacionados con un nivel relevante, fuera de ese nivel puede cambiar el costo unitario. Son regulados por la istración. En total son variables, por unidades son fijos. Métodos de costeo. Dentro de la contabilidad de costos tradicional, todos los costos de fabricación se incluyen en el costo de un producto para propósitos de costos de inventario, así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación. Este método se conoce como costeo absorbente o costeo total. La característica básica del sistema de costos por absorción es la distinción que se hace entre el producto y los costos del período. En el método de costeo directo o variable, los costos de fabricación variable se asignan a los productos fabricados. La principal distinción de costo bajo este sistema es la que existe entre costos fijos y variables. Los costos de fabricación variables son los únicos costos en que se incurre de manera directa en la fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período, no se inventarían. La cantidad y presentación de las utilidades varían bajo los dos métodos. Comportamiento de los costos desde el punto de vista económico. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en forma lineal, es decir, en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción. La línea para los costos unitarios variables es constante y la línea para los costos unitarios fijos declina, más agudamente en los niveles de producción bajos, donde el efecto de las unidades agregadas sobre los costos fijos es mayor, y menos agudamente en los niveles superiores. El costo total por unidad también muestra una declinación pronunciada en los niveles inferiores debido a la influencia de los costos fijos. En economía se considera que los aumentos o disminuciones en los costos variables ocurren a un ritmo variable. Como consecuencia, en economía también cambia el costo unitario variable promedio, que es constante en contabilidad. El decremento en el costo unitario variable, que ocurre en los niveles de poca actividad, se origina debido a un aumento de la eficiencia. El aumento en el costo unitario variable ocurre en los niveles de operación muy elevados cuando se llega al punto de utilidad decreciente, en este punto ocurren embotellamientos. Los costos unitarios que resultan de los sistemas de contabilidad son costos promedio; la teoría de la economía se ocupa de los costos marginales. Un costo marginal representa el aumento en los costos totales que resulta de la producción de una unidad adicional. De acuerdo con la teoría económica, las utilidades de la empresa se maximizan en el punto en el cual el ingreso marginal, es decir, el aumento en el ingreso derivado de la venta de una unidad adicional, es igual al costo marginal. CICLOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS Y REGISTROS. Una unidad de costos se refiere a las unidades de producción o venta expresadas como medida acorde a las características de los procesos fabriles y de comercialización. Es una base de medición que identifica cantidades en términos físicos. Generalmente coincide con el utilizado en las transacciones comerciales. Estado de costos de fabricación. Para su determinación se confecciona un estado de costos de fabricación, que resume los consumos de los materiales, mano de obra y costos indirectos y determina: Costos del período. Costos de los productos terminados. Costos de los productos vendidos. En los estados de costos se utiliza la fórmula: COSTO DE VENTAS = EXISTENCIA INICIAL + COMPRAS – EXISTENCIA FINAL

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Y se utiliza tanto para determinar el consumo de los materiales y los costos de la producción vendida y terminada. En general, se trabaja con cuentas de control para cada elemento de la producción en proceso. Flujos de costos y cuentas de costos de producción. El flujo de los costos de producción sigue el movimiento físico de las materias primas a medida que se reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados. En un sentido amplio, el ciclo de producción puede dividirse en tres fases principales: Almacenamiento de materias primas. Proceso de fabricación de las materias primas en artículos terminados. Almacenamiento de artículos terminados, aunque en muchas empresas el control de los artículos terminados está bajo la jurisdicción del departamento de ventas, y por lo tanto técnicamente no debe considerárselos como parte del ciclo de producción. En la contabilidad de costos se emplean tres tipos generales de cuentas de inventario: materias primas, trabajo en proceso y artículos terminados. Los cargos a la cuenta trabajo en proceso consisten en los tres elementos de costos de fabricación: materias primas empleadas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Los costos de las materias primas empleadas y la mano de obra directa, que se producen normalmente, se cargan directamente a la cuenta Trabajo en proceso. Sin embargo, los costos indirectos de fabricación se acumulan primero en una cuenta del libro mayor titulada Costos indirectos de fabricación y después se transfieren o aplican a la cuenta Trabajo en proceso. Almacenamiento de materias primas Procesamiento de materias primas Almacenamiento de artículos terminados

Estados de operación para una empresa manufacturera. El flujo de los costos de producción da lugar a estados de resultados, de costos de ventas y de costo de artículos fabricados. Estos estados pueden prepararse aún cuando la empresa no cuente con una contabilidad de costos. Esto puede lograrse haciendo un inventario físico de las materias primas, trabajo en proceso y artículos terminados, al inicio y término del período. Sin embargo, existen limitaciones muy serias a este procedimiento. Contabilización. ALMACÉN MATERIALES PROVEEDORES Por la compra PROVEEDORES CAJA Por el pago MANO DE OBRA SUELDOS A PAGAR RETENCIONES Por el devengamiento 48

SUELDOS A PAGAR CAJA Por el pago COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN ALMACEN MATERIALES (IND.) MANO DE OBRA (IND.) Por los materiales y mano de obra indirectos COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN CUENTAS VARIAS Imputación de alquileres, energía, mantenimiento, reparaciones, etc. COSTOS IND. FABRICACIÓN (DEP. MAQUINARIAS) COSTOS IND. FABRICACIÓN (DEP. EDIFICIOS) DEP. ACUMULADA MAQUINARIAS DEP. ACUMULADA EDIFICIOS Por las depreciaciones PRODUCCIÓN EN PROCESO MATERIALES ALMACÉN MATERIALES Por el consumo de materiales directos PRODUCCIÓN EN PROCESO MANO DE OBRA MANO DE OBRA Por la mano de obra directa PRODUCCIÓN EN PROCESO C.I.F. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Por la imputación de los C.I.F. PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCCIÓN EN PROCESO MATERIALES PRODUCCIÓN EN PROCESO MANO DE OBRA PRODUCCIÓN EN PROCESO C.I.F. Por la producción terminada DEUDORES POR VENTAS VENTAS Por las ventas COSTO PRODUCTOS VENDIDOS PRODUCTOS TERMINADOS Por el costo de los productos vendidos CAJA DEUDORES POR VENTAS Por la cobranza de las ventas Contabilidad de materias primas. En el momento en que se reciben los materiales se prepara una guía de recepción, que indica los tipos y cantidades de materiales recibidos. Una copia de la guía de recepción se envía al departamento de contabilidad, donde se compara con la factura del proveedor. Estos dos documentos proporcionan la base para registrar este pasivo y el pago correspondiente. La factura del proveedor también sirve de base para registrar el costo de los materiales recibidos en la cuenta materias primas. Después que se han recibido e inspeccionado las materias primas, éstas se envían a los almacenes o depósitos. En muchas compañías, el jefe de almacén puede estar encargado también de todos los materiales o algunos materiales seleccionados. En tales casos, la cuenta 49

de inventario frecuentemente se denomina almacén o materiales y suministros en lugar de materias primas. Además del precio neto facturado de las materias primas, los costos conexos tales como fletes, recepción, inspección y almacenaje pueden agregarse con toda propiedad al costo de materias primas. Sin embargo, al anexar tales costos a los materiales, se tropieza con algunas dificultades. A medida que se necesitan las materias primas para producción, el almacén la entrega sobre la base de un formulario de requisición de materiales. La requisición de materiales es la base para acreditar el valor de los materiales empleados a la cuenta materias primas y para cargarlos a la cuenta productos en proceso. Desde el punto de vista del control, este documento también releva al jefe del almacén de su responsabilidad respecto de estos materiales. En una empresa manufacturera, los registros generalmente se llevan en el almacén o en algún otro sitio. En estos registros se indica por cada tipo de materia prima las cantidades disponibles al comienzo del período, las entradas, las salidas y los saldos que quedan al final del período. Estos registros se denominan inventarios perpetuos. Pueden incluir también los costos de las diferentes materias primas. En tal caso, se les denomina inventarios contables. Los inventarios contables constituyen un libro mayor auxiliar, ya que los costos totales de cada materia prima individual son iguales al saldo que aparece en la cuenta de control de materias primas del libro mayor general. Los registros de inventario perpetuo proporcionan al departamento de compras la información necesaria que le permite colocar los pedidos en tal forma que pueden minimizar la inversión de inventario y evitar la pérdida de los descuentos potenciales por cantidad y también evitar el embotellamiento de la producción por falta de material. También contiene la información necesaria para planear y programar la producción. Contabilidad de artículos producidos y vendidos. En general, pueden emplearse dos sistemas de contabilidad de costos, de acuerdo con la naturaleza de las actividades de fabricación: sistemas de costos por procesos o sistemas de costos por órdenes, en el que los artículos que se producen se dividen en lotes, los cuales se denominan trabajos o lotes. Por cada lote de producción se emplea una hoja de costos por orden y cada una de éstas se enumera o se identifica de alguna otra forma similar. Los tres elementos del costo de producción se transfieren específica y directamente a estos trabajos, día por día, a medida que se producen. Las hojas de costos por orden sirven como un libro mayor auxiliar para el trabajo en proceso. El período de tiempo o el departamento en el cual se originan los costos son de importancia secundaria en la acumulación de los costos. Un sistema de costos por órdenes es necesario cuando los artículos se producen de acuerdo a especificaciones individuales de los clientes. Se emplea un sistema de costos por procesos de fabricación cuando se fabrican productos esencialmente estandarizados sobre una base bastante continua. La función principal radica en asignar los elementos de costo de fabricación a un departamento, centro de costos o proceso de fabricación por un período de tiempo determinado, tal como un día, una semana o un mes. Las hojas de costos del departamento sirven como el libro mayor auxiliar para el trabajo en proceso. Los costos unitarios de la producción de un departamento pueden calcularse al final del período de tiempo cuando ya se conocen tanto los costos incurridos como las cantidades producidas. En un sistema de costos por procesos de fabricación, el producto normalmente pasa a través de una serie de operaciones sucesivas. El costo unitario y total de los artículos terminados se transfiere al siguiente proceso de fabricación. Las requisiciones de materiales proporcionan la base para cargar el costo de los materiales empleados a la cuenta Trabajo en proceso (control) y a las hojas de costos de los departamentos subsidiarios o de las órdenes de trabajo. La cantidad total de mano de obra directa y su distribución entre los diferentes departamentos y trabajos se obtiene de las tarjetas de marcador de reloj y de las boletas de tiempo. La tarjeta de marcador de reloj revela el número de horas trabajadas por cada obrero. El número de horas 50

transcurridas multiplicado por la tasa salarial por hora da como resultado la cantidad bruta del costo de mano de obra directa (o mano de obra indirecta) para cada empleado. Las boletas de tiempo indican la forma en que se distribuye el tiempo trabajado por cada obrero en el transcurso del día. Un análisis de distribución de costos indirectos es un formulario que se emplea para asignar el total de los costos indirectos de fabricación a los diferentes departamentos y para establecer una base, es decir, una tasa para asignar los costos indirectos a los diferentes trabajos realizados. Pueden llevarse cuentas de costos indirectos de fábrica y de trabajo en proceso por cada departamento o elemento de costo. La cuenta (o cuentas) de costos indirectos de fabricación del libro mayor general, casi siempre está respaldada por un libro mayor auxiliar que indica el monto de cada tipo de gasto. La cuenta (o cuentas) de trabajo en proceso también está respaldada por hojas de costos de órdenes de trabajo o de costos de departamentos. Cuando se ha terminado un trabajo, se suma y se cierra la hoja de costos. La suma total que aparece en la hoja de costos de trabajo se descarga de la cuenta de trabajo en proceso y se debita a la cuenta artículos terminados, lo que corresponde al costo del trabajo terminado. En un sistema de costos por procesos de fabricación, las hojas de costos del departamento subsidiario indican el costo de los productos terminados y transferidos al departamento subsiguiente. Los comprobantes de entrega se emplean para transferir el costo de los artículos terminados de un departamento a otro o al depósito de artículos terminados. A medida que los artículos terminados se venden y entregan a los clientes, la responsabilidad por estos artículos (que ahora han recibido el sobreprecio al costo de fabricación para establecer el precio de venta) se transfiere de la función almacenaje de artículos terminados a las funciones de cuentas por cobrar y de cobranzas. Las facturas de ventas y los comprobantes de embarque son los documentos que prueban esta transferencia de responsabilidad y también proporcionan la base para registrar las entradas de efectivo, y las cuentas por cobrar. La factura de venta y el comprobante de embarque también constituyen la documentación necesaria para acreditar el costo de fabricación de los artículos vendidos de la cuenta de artículos terminados y cargarlos a la cuenta de costo de artículos vendidos. Libro mayor de fábrica. En la contabilidad de costos y también en la contabilidad conjunta de sucursales y principal se encuentran ejemplos del empleo de esta técnica. El libro mayor de fábrica es un sistema de registración que desdobla la contabilidad general y la de costo, manteniendo siempre su integridad, se aplica en empresas en las que existe una separación física o funcional entre la istración y la fábrica. Pero también se utiliza no existiendo tal separación, si a los fines del control es necesario contar con información especifica de las funciones: istración y fabricación. Cada sistema (general y de costos) se vincula mediante una cuenta puente que en cada contabilidad se denomina: SISTEMA Contabilidad general Contabilidad de costos Cualquier operación se registra en dos asientos del libro diario, uno para cada mayor, y con saldos opuestos, según sea el tipo de transacción. Ejemplo: ALMACÉN MATERIALES MAYOR GENERAL Por la compra de materiales MAYOR FÁBRICA 51

PROVEEDORES Por la compra de materiales ALMACÉN MATERIALES PROVEEDORES Si la misma operación se consolida en un solo asiento MATERIALES O MATERIAS PRIMAS. A los fines de esta materia, estos términos se consideran sinónimos. En general, constituyen los insumos que se necesitan para producir y son consumidos o transformados durante los procesos. Es el elemento físico que se incorpora a un proceso para su transformación en un producto. Los materiales que realmente forman parte del producto terminado se conocen con el nombre de materiales directos. Los que tienen importancia secundaria (pequeños y relativamente baratos) o que no se convierten físicamente en parte del producto terminado, se llaman materiales indirectos y suministros. Los suministros de fabricación de oficina y de ventas son tipos de materiales que a veces se incluyen bajo la descripción general de "almacén", y a medida que se utilizan, se cargan a las cuentas de costos o gastos apropiados. Cuando se consumen, los suministros de fabricación se cargan a gastos generales de fabricación, que es un costo inventariable. Los suministros de oficinas y de ventas se cargan a gastos generales, istrativos y de ventas, como gastos del período. Objetivos del control de materiales. Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa. No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones. Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales dañados o en cantidades distintas a las solicitadas. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos. Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales, así como las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas perdidas debido a la falta de existencias. Debido a las diferencias en las estructuras de organización, las responsabilidades por el control de materiales varían de una empresa a otra. En muchas, la responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones: Compras. Recibo e inspección. Almacenes. Departamentos de producción de la fábrica. Planeación de materiales. Clasificación. Directos: si su identificación en el producto final es física y económicamente posible. Indirectos: si su identificación en el producto final no es física ni económicamente posible (son CIF). La identificación debe ser posible tanto física como económicamente (en este caso, se da la condición física, pero por su significatividad o su costo no resulta conveniente realizarla). Un material puede ser directo para un departamento o centro, pero indirecto para el artículo. 52

Sistema contable – istrativo. Compras. Los materiales conforman un proceso istrativo – contable que se inicia en el momento en que se detecta la necesidad de su tenencia (compra, recepción, utilización) en la producción y concluye con el pago al proveedor una vez recibidos los mismos. De dos situaciones surge la necesidad de su adquisición: Reposición: la detecta el departamento Almacén de Materiales, cuando constata en la ficha de inventario permanente que sus niveles de existencia se aproximan al punto de pedido. Este nivel se calcula tomando en cuenta el consumo diario, multiplicado por los días que normalmente demora el proveedor para el abastecimiento. Consumo diario x período de abastecimiento + stock de seguridad Los stocks de seguridad y otros que también son existencias, se prevén para salvar eventuales demoras en el aprovisionamiento, a fin de evitar que la falta de algún material paralice la producción, que es el peor de los costos en el que puede incurrir una empresa y que se denomina costo de ruptura. Nuevo material: si es un material que se va a utilizar por primera vez, el departamento de Planeamiento y Control de la producción es quien debe pedir su compra porque, precisamente, su función es programar la producción. Los nuevos materiales que demanda una pieza o producto están identificados en los planos, pliegos de especificaciones técnicas, memorias descriptivas, etc. En ambos supuestos es conveniente, a los fines del control, que el pedido se canalice por el Almacén materiales. Para efectuar una adquisición, este departamento emite una solicitud de compra dirigida al departamento Compras, quien suscribe la orden de compra dirigida al proveedor. El departamento de compras es responsable de la adquisición de materiales al precio más bajo y según las especificaciones estipuladas por el departamento de pedidos. También es responsable por la planeación de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de producción. La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se envía al vendedor es una autorización por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo con los términos estipulados y en la fecha y lugar convenidos. Esta orden es un instrumento jurídico, que trasciende el interior de la empresa, y que la obliga contractualmente. Por ello es conveniente que este compromiso sólo sea suscripto por funcionarios con atribución y responsabilidad para dicho acto. Responsabilidades del departamento compras: Obtener cotizaciones de precios. Elegir entre los posibles abastecedores. Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra. Preparar y enviar órdenes de compra, que se preparan en múltiples copias, con la finalidad de: Autorizar al vendedor a realizar el envío. Notificar al departamento de recepción de materiales. Avisar al departamento de planeación. Notificar al departamento de contabilidad general. Recepción e inspección de materiales. El departamento de recepción e inspección tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes. Son funciones de este departamento: Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito.

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Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos. Entregar la mercadería a los almacenes. La guía de recepción es un documento básico para el control interno de la compañía. La copia que se envía al departamento de contabilidad sirve para comparar las cantidades reales recibidas y las facturadas por el proveedor. También se envían copias al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario), al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados) y al departamento de planeación (para planeación del inventario). Cuando el proveedor envía la mercadería, acompaña a la misma con un remito, que sirve de base para la confección de la factura. Almacenes. El papel que desempeña el departamento de almacenes es el siguiente: Recibe y verifica las cantidades de los artículos y los pone en el almacén. Asienta las entradas en el mayor de materiales. Entrega los materiales a la fábrica. Departamentos de producción. El control de fábrica sobre los materiales puede ejercerse de las siguientes maneras: Comparando las cantidades reales de materiales empleadas por unidad de producción durante el período con los datos de períodos anteriores. Este método tiene mucha aplicación en empresas que producen un solo producto, sin embargo, puede conducir a resultados engañosos si se tienen muchos productos. Fijando cantidades estándar de materias primas para cada unidad de producto fabricado y comparando las cantidades reales usadas con las estándar o permitidas. Emisión de informes de desperdicios. En las compañías en las que los productos terminados deben ceñirse a tolerancias estrictas, las pérdidas por desperdicios representan una fracción importante del costo total. En estos casos, cuando se desperdicia un artículo, se prepara un informe que contiene información relativa al número de la pieza dañada, la etapa de procesamiento, el empleado responsable y la causa del desperdicio. Contabilidad. Finalmente, el departamento de Contaduría confecciona la orden de pago, previo control con los comprobantes: solicitud de compra, orden de compra, informe de recepción e inspección, remito y factura del proveedor. Valuación. La RT 10 obliga a adoptar como: Unidad de medición, a la moneda constante u homogénea. Criterio de valuación, el de valores corrientes. Gestión de stock. Es la función que tiene a su cargo diseñar y definir políticas de abastecimiento que contribuyan a la gestión de ese elemento. Se debe contar con planes de producción que permitan programar el regular abastecimiento de materiales. En general, se usan dos métodos para establecer los equilibrios deseados del inventario de materias primas: Costos totales mínimos combinados de pedido y mantenimiento del inventario: Se incurre en dos tipos de costos en la istración de esta función: de adquisición y mantenimiento o de tenencia. El de adquisición es el costo de realizar pedidos, es decir, de todo el proceso istrativo – contable (comprar, recibir, controlar, pagar, etc.). Entre ellos se encuentran: costos de compras, procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorros por fletes. Tienen un comportamiento variable decreciente. 54

Los costos de tenencia son los que resultan de mantener las existencias, e incluyen espacios físicos (almacenes), manejo de materiales, deterioro, seguridad, limpieza, estanterías, etc., y los intereses sobre los fondos de capital invertidos en inventarios. Su comportamiento es variable creciente: a mayor cantidad de existencias, este costo crece. Se calcula generalmente en términos de tasa: Costos de tenencia / costo de materia prima a almacenar El tamaño óptimo del inventario se logra cuando el total de costos combinados de pedidos y mantenimiento de inventario están en su punto más bajo. Para la selección del sistema de compra más conveniente, en ciertos insumos existen restricciones que obligan a decidir sobre la base de otros criterios. Por ejemplo: materiales perecederos, características del mercado proveedor, cupos de importación, etc. Para las industrias que istran stocks con elevada variedad de piezas (cientos o miles), no resulta operativa su aplicación, por lo costoso y complejo de su instrumentación. Por ello es que sólo se aplican a los materiales cuya importancia relativa en el costo total del producto es significativa. Para la selección de estos artículos, se cuenta con el criterio ABC o gráfica de Pareto que permite, frente a un número importante de casos, determinar cuáles son los de mayor significación. El ABC es un criterio empírico que define que generalmente el 20 o 30% de ciertos fenómenos provocan el 70 u 80% de los acontecimientos. Entonces, ubicando aquellos (20 o 30%) estamos controlando el mayor impacto (70 u 80%). Una de las decisiones en la gestión de materiales es cuánto adquirir cada vez que se formalice una compra. Esta cantidad se denomina lote económico (q), que es la cantidad que conviene comprar periódicamente para optimizar los costos de adquisición y tenencia que demanda la gestión de inventarios. Fórmula: q =(2.Q.P/c.i)1/2 Q = consumo del período P = costo de adquisición c = costo unitario de la pieza i = costo de tenencia (calculado en forma de tasa). Esta fórmula se deduce de: Costo de tenencia: (q/2) c.i, siendo q/2 el stock promedio. Costo de adquisición: (Q/q).P, siendo Q/q el número de compras. Costo total = costo de tenencia + costo de adquisición Que, precisamente, hace su punto mínimo en el mismo nivel que: Costo de tenencia = costo de adquisición A partir de esta igualdad: (q/2).c.i = (Q/q).P se despeja: q = q (q/c). (P/i) A partir de este lote económico, se puede calcular: Número de compras: N = Q/q = consumo del período / lote económico Frecuencia de compras. Fr = 365 / número de compras. Coeficientes de rotación de inventarios: Se calculan dividiendo el costo total de cada tipo de materia prima usada durante el año anterior entre el costo del inventario en existencia y al final del año. Esta relación también puede expresarse en términos del número de meses de uso representado por el inventario en existencia y un pedido. Posiblemente, la ganancia de la compañía establecerá un coeficiente de rotación estándar basándose en la experiencia anterior y en su pronóstico sobre sus futuras condiciones de operación. 55

Este método no toma en consideración los costos de pedido, los descuentos por compra que se obtiene con los pedidos grandes, los ahorros de flete en los envíos grandes, los costos de mantenimiento del inventario, etc. Contingencias. El mantenimiento de materias primas está sometido a riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo las más frecuentes: Mermas: son las pérdidas en las cantidades de material por evaporación, disminución de humedad, de peso, etc., por el sólo transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran como diferencias de inventarios, sino que se cargan a la producción mediante su incidencia en los materiales. Cuando son anormales, se calculan por separado y, a través de una cuenta especial, se cancelan como una pérdida. Roturas: constituyen una pérdida y así se las expone en el cuadro de resultados. Es conveniente que se contabilicen a medida que las mismas se producen. Robos o pérdidas: reciben igual tratamiento que las roturas. Sobrantes: cuando el sobrante de un material no alcanza para ser utilizado en otro artículo, se transforma en un rezago que debe incidir en el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al ingreso, por dicho concepto, se lo considera una ganancia. Contabilidad de materiales. El costo de los materiales que se usan en la producción incluye por lo menos el costo de factura de los materiales comprados. Otros renglones de costo que pueden ser cargados al costo de materiales son: los descuentos por compras, el recibo y la inspección y almacenamiento. Al incluir estos costos en el costo de materiales, se convierten en costos inventariables. La alternativa es considerarlos como gastos del período en el cual se incurrieron. Puede ser el método más sencillo. Sin embargo, la práctica de inventarios da como resultado una cifra de ingresos periódicos que se acerca más al objetivo de equiparar los costos de producción relacionados con el ingreso de ventas del período. Además, la identificación de estos costos como parte del costo de materiales es más útil para la toma de decisiones. La decisión de tratar los costos de transporte y almacenamiento como elementos del costo de materiales va acompañada del problema de identificar tales costos con las unidades específicas de materiales. Métodos para llevar la contabilidad de los descuentos por pago al contado sobre los materiales comprados: Método A: Se registra el precio bruto de factura en el momento de la compra. Se reconoce el descuento por compra concedido como un renglón de ingresos en el momento en que se hace el pago. Método B: Se registra el precio neto de factura en el momento de la compra. Se reconocen los descuentos por compra no obtenidos como un renglón de gasto o pérdida en el momento de efectuar el pago. Utilización de materiales. Puede usarse una requisición de materiales o una lista estándar de materiales como autorización o base para la contabilidad de la emisión de materiales. Una requisición de materiales indica el artículo, la cantidad, costo unitario, extensión, departamento que hace la requisición, las personas que la han aprobado y la cuenta de costo de trabajo a la cual debe cargarse la requisición. En una lista estándar de materiales se indican las cantidades de materiales de cada tipo que se necesitará para completar un determinado trabajo o producto. Cuando la fábrica devuelve materiales no utilizados al almacén, puede prepararse un informe de devolución de materiales y asentarse una entrada en la cuenta de control y en la subsidiaria a fin de anular la entrada para la emisión del material. Inventarios perpetuos, periódicos y físicos.

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Bajo un sistema de inventario perpetuo, la cifra que aparece en los libros para el inventario final es una cifra que representa el saldo de las cuentas, la cual puede verificarse periódicamente contando físicamente los artículos (inventario físico). Bajo un procedimiento de inventario periódico, cuando no se mantiene un inventario perpetuo, se hace un inventario físico cada cierto tiempo, y el costo de los materiales empleados es la cifra de saldo en las cuentas. En este caso, el costo de materiales empleados podría describirse de manera exacta como el costo de los materiales que se supone que se han utilizado. No hay ningún "rastro de papeleo" que pueda seguirse para descubrir la causa de las discrepancias. Para aliviar un poco la presión a fin del ejercicio sobre el inventario físico anual, muchas compañías usan una técnica llamada método cíclico, continuo o rotativo para hacer el inventario. Bajo este sistema, los distintos artículos del inventario se cuentan y verifican con el registro perpetuo cada día, semana o mes, durante el año. La diferencia de inventario puede cargarse o acreditarse a la cuenta de costos indirectos de fabricación y a una cuenta a diferencia de inventario en el mayor subsidiario, asentando una entrada compensadora en la cuenta de materias primas. Los registros del mayor de materiales subsidiarios también deben ajustarse. Los excesos en el inventario se registran como "recibos" y si hay déficit bajo "emitidos" en las tarjetas apropiadas. Métodos de valuación para los materiales empleados. Cuando una empresa utiliza sólo pequeñas cantidades de materiales en la producción, no es muy difícil etiquetar a los materiales con su verdadero costo de factura identificable específicamente. En este método (valuación de identificación específica), las etiquetas de costo se quitan a los materiales a medida que se les envía a producción. Esta cifra de costo se utiliza en la contabilidad. Este método puede prestarse a objeciones debido a la facilidad con que pueden asignarse costos arbitrarios y alterarse las utilidades. Puede ser apropiado cuando se llevan materiales especiales para trabajos especiales sobre pedido. Algunos métodos que se emplean más frecuentemente son: P.E.P.S. U.E.P.S. Costo de promedio móvil. Costo promedio de fin de mes. Detallista. El importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos. Para tener un adecuado control, deben establecerse grupos homogéneos de artículos, a los que se les asigna un precio de venta tomando en consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobado. Es necesario cuidar los siguientes aspectos: Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta. Agrupación de artículos homogéneos. Control de traspasos de artículos entre departamentos o grupos. Inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas. 6. Costos identificados. Implicaciones istrativas de los métodos para la valuación del inventario. Los métodos para la valuación al costeo del inventario son de interés para la gerencia porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, además, porque influyen en el monto de la utilidad que declara la empresa. Debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos sobre la renta y al aumento en los niveles de precios, el método UEPS ha ganado cada vez mayor aceptación en los últimos años. Cuando aumentan los precios y los costos, si la empresa continúa operando, el método UEPS ofrece una cifra de utilidad real. Además, el inventario final se costea a un costo "más antiguo" (y menor). Por el contrario, si se aplica el PEPS, el inventario se costea con más aproximación a los valores vigentes. El capital de trabajo (activo circulante) se declara con más aproximación a la unidad monetaria circulante bajo el PEPS que bajo el UEPS.

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Debido a que las condiciones de fluctuación de precios, ya sea en dirección ascendente o descendente, el método UEPS tiende equiparar los valores actuales de los costos del inventario con los valores corrientes, y a producir una fluctuación en la utilidad declarada de un período a otro. Durante períodos de inflación, las menores utilidades que resultan del UEPS significan una base más baja para los impuestos a la renta, una mayor relación de salarios empleados en comparación con las utilidades de los propietarios, una menor utilidad declarada para los propietarios y una menor relación de precio de venta a costo. En períodos de disminución en los precios y costos, el efecto de los métodos UEPS y PEPS sobre la utilidad y los saldos de inventario es opuesto al que se produce cuando los precios aumentan. Cuando se aplica el PEPS y disminuyen los costos de compra de materiales, las cantidades de utilidades declaradas tienden a ser menores que las que se obtienen bajo el UEPS. Los saldos de inventario bajo PEPS durante períodos de deflación se consideran inflados. Regla de valuación, costo o mercado el menor (COME). Otros inventarios, como los de oro y ganado en pie, se llevan tradicionalmente según el valor en el mercado para ciertos propósitos, es decir, a un valor de venta en el mercado. Un método adicional para asignar una cantidad monetaria a los inventarios es el método COME. Al inventario se le asigna la cifra menor de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el costo cuando prevalecen algunas de las siguientes situaciones: Los niveles de precios están disminuyendo. Los inventarios están cayendo en la obsolescencia. El método COME tiende a producir una cifra menor de inventario en el balance general que los otros métodos. En el estado de resultados, que tiende a ser de mayor interés para los accionistas actuales y potenciales, acreedores a largo plazo, autoridades encargadas de impuestos, etc., el método COME puede reconocer las pérdidas del inventario antes de que se vendan los artículos. Cuando los precios fluctúan, el método COME cambia de un período a otro de costo a mercado y viceversa. Ya que este método anticipa pérdidas, pero no ganancias, también se lo considera como un método conservador. Justo a Tiempo – Just in Time (JIT). Una de las nuevas técnicas para mejorar la gestión de inventarios es la denominada Justo a Tiempo. Trata de reducir los costos de estas existencias separando las actividades entre las que agregan y no agregan valor, porque se parte del principio de que una buena parte de los costos de inventarios son fruto de éstas, por lo que se organiza la empresa y sus sistemas para trabajar con stocks mínimos casi cercanos a cero. Salvo consideraciones de tipo estratégicas en industrias altamente automatizadas, se puede trabajar con cantidades mínimas de materiales, de producción en proceso y terminados. Esto depende del poder de la empresa frente a sus proveedores. ¿Qué importancia tienen los métodos de valuación? Mínima, porque prácticamente no hay inventarios. En los procesos ocupa un rol fundamental la programación de la producción. Además, una nueva disciplina, la logística, va adquiriendo mayor relevancia para la resolución de un significativo número de problemas de la empresa, entendida como el conjunto de estudios aptos que contribuyen a un desarrollo más eficiente. Asigna especial importancia a la disminución de tiempos de: Aprovisionamiento de materiales (para evitar sus existencias). Procesos, con especial control de las interrupciones de los mismos (para acortar los ciclos de la producción). Entrega a clientes (para minimizar inventarios de productos terminados). De la observación de un organigrama, surge que los departamentos operativos (producción, comercialización y finanzas) realizan actividades logísticas: ciclos de compras, inventarios, aprovisionamientos, almacenes de materias primas y de productos terminados, transporte y 58

producción, etc., y debajo de ellos, es necesario encontrar criterios de razonamiento para el análisis integral de estos problemas. El JIT pretende sincronizar las operaciones de una planta a fin de que los materiales permanezcan en la línea de producción el menor tiempo posible. Sostiene que los costos son una responsabilidad de todos, manteniendo un flujo continuo de producción sin interrupciones y evitando acumular existencias. La función vital es la coordinación paralela de: Proveedor Entradas Para ciertas explotaciones se recomienda integrar en un solo inventario las existencias de materias primas y producción en proceso porque prácticamente la materia prima no pasa por almacenes, sino que ingresa en el momento en que se la necesita y en consecuencia se traslada directamente a los procesos. Es decir, llega justo a tiempo para la producción. MANO DE OBRA. Concepto y características. Este elemento tiene como misión transformar la materia prima en una pieza, parte o producto final. Constituye el valor del trabajo directo e indirecto realizado por los operarios, o, dicho en otros términos, el esfuerzo aportado al proceso fabril. Clasificación de las actividades laborales. De acuerdo a la función principal en la organización. Producción. Ventas istración general. Es importante diferenciar la mano de obra de producción de la que no es de producción. Se asignan a los productos producidos, mientras que la mano de obra no relacionada con la fabricación se trata como un gasto del período. De acuerdo con la actividad departamental. La mano de obra se clasifica de acuerdo con los departamentos (por ejemplo: mezclado, cosido, compras). Separando los costos de mano de obra por departamentos se mejora el control sobre los costos. De acuerdo con el tipo de trabajo. Es decir, según el tipo de trabajo que se realiza, estas diferencias generalmente son las que sirven para establecer los niveles salariales (mezclado – supervisión, mezclado – mano de obra directa). De acuerdo con la relación directa o indirecta con los productos elaborados. La mano de obra de producción que está directamente comprometida con la fabricación de los productos, se conoce como mano de obra directa. La mano de obra de fábrica que no está directamente comprometida con la producción se llama mano de obra indirecta que se convierte en parte de los costos indirectos de fabricación. La distinción entre mano de obra directa e indirecta puede depender de la definición de la gerencia. istración de la mano de obra y control de costos. La mano de obra es un servicio, que a diferencia de los materiales y suministros, no puede almacenarse y no se convierte, en forma demostrable, en parte del producto terminado. El control de los costos de la mano de obra implica lo siguiente: Procedimientos satisfactorios para la selección, capacitación y asignación de los operarios a los trabajos. Un programa adecuado de remuneraciones, condiciones de trabajo higiénicas y sanas y beneficios sociales para los trabajadores. Métodos para asegurar un desempeño laboral eficiente. 59

Controles para asegurar que sólo se está remunerando a trabajadores debidamente capacitados y de acuerdo con los servicios que realmente prestan. Las funciones que más directamente se relacionan con la istración y control de la mano de obra: Personal y relaciones laborales. La función de personal y relaciones laborales se ocupa de elaborar y istrar las políticas y procedimientos que se relacionan con la contratación, clasificación, capacitación y condiciones de empleo de los trabajadores. Cronometraje. Sirve para mantener un registro de horas trabajadas, de la naturaleza de las asignaciones de trabajo y las unidades producidas. Esta información la utiliza el departamento de nóminas para determinar las ganancias de cada empleado, y el departamento de contabilidad de costos para cargar los gastos a las cuentas, departamentos y/o trabajos. Ofrece información al departamento de contabilidad de costos en cuanto a las causas del tiempo ocioso o de actuaciones inferiores a la norma. En algunas compañías, los encargados de esta función rinden cuentas directamente al gerente de producción. En otras, el cronometraje puede incluirse dentro de la contabilidad de costos. Los dos documentos principales utilizados son la tarjeta reloj marcador de tiempo (es un registro de la asistencia del empleado, revela el número de horas regulares y de sobretiempo que han trabajado) y la boleta de tiempo (indica la forma en que el empleado ha utilizado su tiempo entre los distintos trabajos, productos o actividades de mano de obra directa). (Estas boletas se balancean con la tarjeta de reloj). Las boletas de tiempo son esenciales en un sistema de contabilidad de costos de un taller de pedidos especiales. En algunas situaciones tipo proceso, en las que se fabrican múltiples productos, las boletas de tiempo pueden utilizarse para determinar la forma en que debe asignarse el tiempo y el costo departamental de la mano de obra directa a los productos fabricados. Sin embargo, el costo de la mano de obra directa por unidad de producto puede averiguarse de otras maneras (mediante normas, muestreos estadísticos) Contabilidad de nóminas. Forma parte de la función de contabilidad financiera y rinde cuentas al contralor. Es responsable del cómputo de la cantidad de pago bruto y neto para cada empleado, y del cálculo de las deducciones apropiadas. También efectúa los pagos a los empleados y mantiene registros de ganancias individuales y otros datos necesarios para cumplir con las regulaciones de impuestos. Contabilidad de costos. El departamento de contabilidad de costos, tomando como base las boletas de tiempo, distribuye la nómina bruta total a las cuentas apropiadas y registros auxiliares del mayor. También es responsable de la preparación y emisión de informes para la istración de la producción para control del costo de la mano de obra, que puede contener una comparación entre el costo de la mano de obra en efectivo de productos terminados durante el período vigente y el de los períodos anteriores. Estudios de tiempos y movimientos. Se incluyen en la función de ingeniería industrial. Los ingenieros de estudios de tiempos y movimientos son responsables del establecimiento de tarifas a destajo cuando existe un sistema de incentivos. También cooperan con el departamento de personal para realizar las descripciones de los puestos de trabajo. Al no existir un sistema de incentivos, las normas de trabajo pueden establecerse sobre la base de estudios de tiempos y movimientos.

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