Formato Caja Chica 683j32

1.FECHA

NOMBRE DE LA EMPRESA

REMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA 3. UNIDAD ISTRATIVA

2.NUMERO

4. MONTODEL FONDO

5. CUSTODIO RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA. APELLIDOS Y NOMBRES CEDULA DE IDENTIDAD

CARGO

PERIODO

6. RELACION DE GSTOS EFECTUADOS A TRAVES DEL FONDO DE CAJA CHICA. N°

FECHA

FACTURA

DETALLE

TIPO DE GASTO

MONTO

IVA

TOTAL

TOTALES… 7.- CONCILIACION TOTAL A REMBOLSAR TOTAL EFECTIVO TOTAL DEL FONDO FALTANTE O SOBRANTE PREPARADO

REVISADO

APROBADO

SALDO

EFECTIVO: Es la primera partida, la más importante y las más circulante que aparece en el Balance General, es la disponibilidad inmediata que la empresa cuenta en el momento de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques que esta en caja o en banco y que se utiliza para fines generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades. (pago a proveedores, compra de activos fijos, pago de dividendos, pago de nómina, gastos operacionales, etc.)

CUENTAS QUE LO CONFORMAN - Caja Principal - Caja Chica - Banco Están ubicadas en el Activo Circulante Disponible y tienen saldo Deudor

CAJA Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un cargo y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura.

REGISTRO CONTABLE

------------------X-------------------Caja

xx Ingreso por Servicios o Ventas xx

P/r ingresos por ventas

------------------X--------------------Cuentas por pagar

xx

Pago a empleado

xx

Gastos varios Caja

xx xx

P/r desembolsos varios

-------------------X--------------------Banco

xx

Caja

xx

P/r el depósito en la cuenta bancaria

FALTANTE O SOBRANTE EN CAJA FALTANTE

XX-X-XX

-XDiferencia en caja xx (cuenta transitoria) Caja

xx

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el día xxx

xx-xx-xx

-x-

Cuenta x Cobrar

xx

Diferencia en caja P/r que el faltante existente en caja el día xxx

SOBRANTE x-xx-xx

-xCaja

xx

Diferencia en caja xx P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el día xx xx-xx-xx

-x-

Diferencia en caja xx Venta o cuenta por cobrar xx P/R sobrante según arqueo realizado el día xx proveniente de .....

Formulario de movimiento de diario de caja que contiene columnas de entradas (ventas) salidas( egresos varios)  El efectivo en caja puede estar constituido por: - Dinero en efectivo en moneda nacional - Moneda extranjera en efectivo o cheque de gerencia - Cheques pagaderos por terceros - Giros postales o bancarios - Recibos de tarjetas de crédito pendientes por depositar - Vales de cesta ticket recibidos de clientes

 El efectivo en caja no puede estar conformado por: - Cheques posfechados. Por razones legales no esta permitido aceptar cheques posfechados. - Cheques devueltos por falta de fondo. Deben reclasificarse a una cuenta por cobrar o cheques devueltos de clientes - Vales

CAJA CHICA - Es un fondo fijo que se crea a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo para efectuar desembolsos menores. (Para no elaborar un cheque por una cantidad irrisoria, se pierde tiempo y papeleo) - La empresa debe definir el monto máximo y la naturaleza del gasto a pagar por el fondo. - Los pagos que se efectúen deben estar aprobadas por las personas responsables y autorizadas para tal fin. - Deben asignarse los fondos fijos a personas responsables con controles estrictos a fin de que no se desvíe su fin.

- Todo desembolso debe estar amparado por un comprobante de pago de caja chica y su respectiva factura.. - El custodio conserva todos los comprobantes de los pagos realizados, los cuales serán contabilizados en el momento que el fondo sea sujeto de reposición.

CONSTITUCION O CREACION DE LA CAJA CHICA

XX-X-XX

-X-

Dr.

Cr.

Caja Chica o Fondo Fijo Banco

xx xx

P/r creación del fondo fijo o caja chica

Una vez creada caja chica no recibirá ningún cargo o abono, es decir su saldo permanecerá inalterable, a menos que se quiera aumentar, disminuir o cancelar su saldo

REPOSICION O REEMBOLSO

-Debe reponerse cuando el monto en Bolívares de comprobantes o facturas (desembolsos) asciende a un 75% de su monto total. - El custodio elabora la relación de gastos, la solicitud de reembolso con los comprobantes debidamente autorizados para entregarlos a la persona autorizada ( o gerente) quien verificara el saldo aun disponible del fondo mas el total de los importes de los comprobantes que debe ser igual a la suma o saldo del fondo fijo, para emitir el cheque por la diferencia que corresponde a los pagos efectuados, a nombre de la persona responsable con el carácter NO ENDOSABLE. - Las facturas que soportan los pagos hechos por el fondo fijo deberán ser inutilizadas con una maquina troqueladora o por medio de un sello que tenga la expresión “Cancelado”, para evitar que sean presentadas nuevamente para su cobro.

REGISTRO CONTABLE

xx-xx-xx

-xFletes s/ compra

xx

Gastos de artículos de escritorio

xx

Gastos de transporte

xx

Gastos de correspondencia

xx

Gastos de alimentación

xx

Banco

xx

P/R el reembolso o reposición del fondo de caja chica de acuerdo a la relación presentada por el custodio del fondo

AUMENTO DEL FONDO El registro contable es igual al de su constitución, con la variante de que el monto a contabilizar es por la diferencia entre el fondo actual y el nuevo.

xx-xx-xx

-x-

Caja Chica o fondo fijo

xx

Banco

xx

P/R el aumento del fondo de caja chica del dpto. x

DISMINUCION DEL FONDO El registro se realiza en forma inversa al de su constitución xx-x-xx

-xBanco

xx

Caja Chica o fondo fijo

xx

P/R la disminución del fondo fijo del Dpto. X Aquí se hace un depósito bancario, si no es así y se decide depositar en la caja principal el cargo se haría a caja y no a banco

FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA

Se presenta cuando hay diferencia entre el saldo del arqueo y saldo contable del fondo

ARQUEO DE CAJA CHICA Consiste en la revisión e inspección de todos los valores en poder del custodio

FALTANTE Este registro se realiza cuando se haga la reposición, así xx-x-xx

-x-

Suma de todos los gasto

xx

Faltante de caja Chica

xx

Banco

xx

P/R la reposición del fondo de caja chica y el respectivo faltante

SOBRANTE Si hay sobrante este beneficia a la empresa, por lo tanto es tomada como una cuenta de ingresos llamada sobrante de caja chica xx-x-xx

-xSuma de todo los gastos

xx

Banco

xx

Sobrante de caja chica

xx

P/R reposición de caja chica y el respectivo sobrante

EJERCICIOS 1.- La empresa Jabillos S.R.L. posee una caja chica por Bs. 10.000 para manejar desembolsos en forma eficiente. El 15-4-05 el encargado del manejo de dicho fondo solicitó que se aumentara el monto del mismo debido a que las reposiciones se estaban realizando con demasiada frecuencia. Una vez analizados los argumentos presentados, se decidió aumentar el monto de dicho fondo a Bs. 20.000. El 29-4-05 el encargado del manejo de fondo solicitó la reposición del mismo de acuerdo a la siguiente relación: Comprobantes por pago: Fletes en compras

Bs.

Traslado de personal

8.700 “

Gastos Varios

“

2.400

Timbres Fiscales

“

2.500

Estampillas

“

3.500

Artículos de Oficina

“

1.150

Efectivo en caja chica Total

“ “

1.270

480

20.000

A los efectos de reponer el fondo se emitió un cheque Se pide: registrar en el diario principal el aumento y la reposición de caja

2.- La empresa LOS HABILES SNC, posee una caja chica que fue creada con un monto de Bs. 25.000 para cancelar aquellas cantidades pequeñas por las cuales no se justifica la realización de un cheque. El 17-505 el encargado del manejo del fondo, planteó a la gerencia que el monto con el cual se había abierto la caja chica era muy alto, lo que traía como consecuencia que las reposiciones se estaban realizando cada 4 meses. En vista de este caso, se decidió rebajar el monto de caja chica a Bs. 7.000, dicha disminución se efectuará al momento de que se fuera a realizar la reposición. El 11-8-05, el encargado del manejo del fondo solicitó la reposición, para lo cual entregó la siguiente relación: Recibos por: Suministro de Oficina

Bs.

5.600

Fletes sobre compras

“

4.130

Anticipos a empleados

“

7.230

Estampillas

“

4.100

Envío de correspondencia

“

3.600

Efectivo Total

340 “

25.000

En vista de lo aprobado se emitió un cheque. Se pide: registrar la reposición de caja chica con su correspondiente disminución

3.- Para el 09-4-05 el gerente de la empresa LOS ALTOS C.A., decidió realizar un arqueo sorpresa de caja chica, la cual fue creada con un monto de Bs. 10.000. Al efecto se presentó a la oficina del encargado del fondo y le solicitó que le mostrara el contenido de caja chica a los efectos de proceder a su reposición. Este arqueo mostró lo siguiente: Recibos por pago de agua

Bs.

Recibo por pago de luz

“

1.250,15

Pago de taxis

“

1.150,00

Efectivo

“

7.187,35

Total en comprobantes y efectivo

612,50

10.200,00

En vista de que se encontró un sobrante, el gerente procedió a reponer la caja chica mediante la emisión de un cheque y registrar el sobrante. Se pide: realizar los registros correspondientes

4.- La empresa Ferretería Central SNC, tiene abierta una caja chica con un monto de Bs. 12.000 para la realización de pagos menores a Bs. 500. El de la firma decidió el 13-7-05 realizar un arqueo sorpresa al mencionado fondo. En el arqueo se encontraron los siguientes comprobantes y efectivo:

Comprobantes: Aseo

Bs.

750

Artículos de oficina

“

3.100

Traslado de personal

“

830

Efectivo

”

7.020

Faltante

”

Total

300 12.000

Se consideró el faltante como anticipo al empleado Se pide: registrar la reposición de caja Chica

5.- La empresa ABC C.A; decide crear un fondo fijo el 12-03-05 por Bs. 15.000, para lo cual emitió un cheque por ese monto. - El 31-03-05 El encargado del fondo solicitó la reposición del mismo, para la cual envió la siguiente relación:

Comprobantes: Material de oficina

Bs.

Anticipo a empleados

2.300 ”

Correspondencia

”

3.700

Fletes s/compra

”

1.270

Efectivo

”

1.230

Total

6.500

15.000

Se pide: - Registrar la creación y la reposición de Caja Chica

6.- La empresa Comercial Mesa C.A posee un fondo de Caja Chica por Bs. 80.000. El 21-05-06 se decidió realizar un arqueo sorpresa al encargado de dicho fondo, encontrándose lo siguiente:

Fletes s/ Compras

Bs.

10.000

Anticipo a Empleados

”

20.000

Articulo oficina

”

30.000

Efectivo

”

20.000

Total

80.000

Se pide: hacer el registro correspondiente